door: Lucas Meijs & Philine van Overbeeke

Het vinden van voldoende vrijwilligers blijft een uitdaging voor sportverenigingen. Met wat kunst- en vliegwerk lukt het ieder jaar wel weer om de vereniging draaiend te houden. Wat kan nu gedaan worden om de stress voor de komende jaren alvast te verminderen?

In een Australisch onderzoeksproject duurzaam vrijwilligerswerk wordt gewerkt met het begrip recruitability: het effectief werven en behouden van vrijwilligers. Recruitability (Haski-Leventhal, Meijs en Hustinx, 2009) betekent dat naast volunteerability er ook een maatstaf is voor hoe succesvol organisaties zijn in het aanboren en behouden van dit potentieel. Met andere woorden, een hoge recruitability betekent dat een organisatie op korte en lange termijn succesvol vrijwilligers kan aantrekken die bijdragen aan het realiseren van de missie. Recruitability is dieper dan de eerste stap van de platte werving, min of meer analoog aan hoe marketing breder en dieper is dan sales. Recruitability kent een aantal componenten: werving, flexibiliteit en waarde-verdeling. 

Werving
Bij de component werving spelen twee dimensies een rol. De eerste dimensie gaat over hoe simpel of ingewikkeld het is om potentiële vrijwilligers te bereiken. Zoals we al vaker betoogd hebben, is dit het grote voordeel voor sportverenigingen: doordat ze hun potentiële vrijwilligers bij naam en adres kennen, is het simpel potentiële vrijwilligers te bereiken. De uitdaging ligt vooral in het emotioneel of functioneel bereiken van deze personen zodat ze uit hun stoel komen. 

Iets spannender is de tweede dimensie: hoe ingewikkeld is het voor vrijwilligers om mee te mogen doen? Dit verschilt per functie. Sportverenigingen kennen veel uitvoerende functies waarvoor nagenoeg iedereen welkom is, maar voor leiderschapsfuncties gaat het naast objectieve competenties ook om subjectieve zaken zoals clubliefde. Uit onderzoek blijkt dat vrijwilligerswerk, door te sleutelen aan deze dimensies, op twee manieren zeer aantrekkelijk kan worden gemaakt. 

De eerste aantrekkelijke vorm lijkt voor veel sportverenigingen van toepassing: iedereen die vrijwilliger wil worden, mag meedoen. Er zijn geen basisvereisten, geen wachttijden. Natuurlijk verschilt dit per functie: een scheidsrechter heeft wel een diploma nodig, maar in de basis kan iedereen iets doen voor de vereniging. Wat echter ook heel aantrekkelijk kan zijn voor potentiële vrijwilligers is juist het tegenovergestelde: een club of evenement waar vrijwilligers aan hoge eisen moeten voldoen en een streng selectieproces moeten doorlopen (bijvoorbeeld ballenjongen of -meisje bij het ABN AMRO-tennistoernooi). Dit geeft het werk (en dus de vrijwilliger) een bepaalde status en trots, wat het interessanter maakt. 

Flexibiliteit
Bij de component flexibiliteit spelen wederom twee dimensies een rol. De eerste dimensie gaat over het moment in de agenda. Is dat collectief met de organisatie of kan dat op een eigen gekozen moment? Dezelfde vraag kan gesteld worden met betrekking tot de geografische plaats waar het vrijwilligerswerk plaatsvindt. Bij sportverenigingen zijn deze dimensies in het primaire proces voor een heel groot deel door de organisatie bepaald. Ook zijn deze dimensies collectief, omdat het sporten zelf nu eenmaal op hetzelfde moment en dezelfde plaats gebeurt. Scheidsrechter ben je tijdens de wedstrijd en op het veld (hoewel het met virtual reality ook vanuit huis kan).

Veel bestuurs- en commissiewerk is al plaats en tijd onafhankelijk. Zo zijn er bijvoorbeeld verenigingen die het meeste bestuurswerk via WhatsApp afhandelen. Daardoor zijn vergaderingen waar iedereen op een bepaalde tijd in dezelfde ruimte moet zijn minder nodig. Voor en door sommige vrijwilligers (lees: voor de traditionele vrijwilliger) wordt het juist op prijs gesteld om ergens fysiek aanwezig te zijn. Kunst is dan ook om goed te onderzoeken waar (potentiële) vrijwilligers de voorkeur aan geven om vrijwilligers aan te trekken en te behouden. 

Waarde-verdeling
De laatste component vergelijkt de kosten en de baten voor de vrijwilligers. Om vrijwilligerswerk leefbaar te houden, moet op de lange termijn de kosten lager zijn dan de baten van het vrijwilligerswerk. Hoewel het hierbij niet gaat om harde euro’s, maar om bijvoorbeeld de tijd die het vrijwilligerswerk kost versus het applaus dat je van je date krijgt, hebben sportverenigingen wederom een kleine voorsprong vergeleken bij veel andere organisaties.

Bij sportverenigingen komen de indirecte financiële baten van de kostenbesparing (de economische waarde van het vrijwilligerswerk) nadrukkelijk ook bij de vrijwilligers als betalende leden zelf terecht. De kosten van een lidmaatschap zouden namelijk flink stijgen als alle vrijwilligers zouden worden vervangen door betaalde krachten. 

Aan de andere kant: de zeer traditionele (en bijna niet voorkomende) vrijwilliger is het meest trots als hij kan laten zien hoeveel hij doet voor helemaal geen enkele erkenning (hoge kosten, lage baten). Toch blijkt dat de meeste vrijwilligers echt wel graag iets willen terugzien voor hun werk: een bedankje, een bloemetje, of een borrel bijvoorbeeld. Een situatie met ‘lage (tijd) kosten, hoge (niet financiële) baten’ is ideaal om nieuwe vrijwilligers aan te trekken. Hoge baten zijn bijvoorbeeld ook qualitytime met de familie. En natuurlijk draagt het ‘clubgevoel’ ook bij op het gebied van zowel kosten (de lange investering) als baten. Samen met teamgenoten een bardienst draaien, maakt door de gezelligheid en de teambonding dat de baten de kosten sowieso al overtreffen. 

Zonder vrijwilligers zou een (traditionele) sportvereniging bijna niet draaiende te houden zijn. Het is daarom voor deze tak van verenigingen extra belangrijk om ieder jaar genoeg vrijwilligers te rekruteren en te behouden. Belangrijk is dus om als vereniging goed te inventariseren wat (potentiële) vrijwilligers willen. Op de club of vanuit huis? Iets exclusiefs of juist heel toegankelijk? Wat is de juiste verhouding tussen kosten en baten? Als vereniging kun je kijken in welke categorie je zou willen vallen. Mocht je hier nog niet aan toe zijn, dan kun je daar stap voor stap naartoe gaan werken om op den duur een gezond vrijwilligersbestand te behouden. 

Prof. dr. Lucas Meijs is als hoogleraar Strategische Filantropie en Vrijwilligerswerk verbonden aan de vakgroep Business-Society Management van de Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit.

Philine van Overbeeke is junior onderzoeker aan de Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit. Zij behaalde in 2016 haar bachelor Bedrijfskunde aan de RSM en voltooide daar in 2017 ook haar master Global Business & Sustainability.