door: Afke van de Wouw

In de vorige column van deze rubriek 'Topsport, mind you' heeft Yara van Gendt in het algemeen beschreven wat tegenslagen zijn en wat ze met je kunnen doen. In deze column zoomen we in en bespreken we het slechtnieuwsgesprek. Hetgeen vaak met tegenslag samengaat. ‘Don’t shoot the messenger’ geeft aan dat je degene die de boodschap brengt niet moet aanvallen op de inhoud van zijn bericht, maar de boodschapper kan wel degelijk beïnvloeden hoe de boodschap overkomt, door de wijze waarop hij de boodschap brengt. Dáár gaat deze column over.

In de sport is het helaas regelmatig nodig om een slecht nieuwsgesprek te voeren. Zoals de coach van bovenstaande Aert van Gelder, die hem in een slecht nieuwsgesprek vertelde dat hij de jeugdopleiding van AZ moest verlaten. Of de fysiotherapeut, die de sporter moet aangeven dat het seizoen voor hem door een blessure ten einde is. Of het bestuur, dat een coach moet vertellen dat de club het volgend seizoen niet verder met hem wil gaan.

Slechtnieuwsgesprekken zijn voor alle partijen vaak ongemakkelijk. Slecht nieuws brengen is niet leuk en het bericht ontvangen al helemaal niet. De manier waarop de boodschap gegeven wordt, kan echter nog wel een verschil maken. Een slecht bericht, dat op een slechte manier wordt gegeven, kan de situatie nog pijnlijker en ingewikkelder maken. Daarom geven we hier een aantal tips & tricks over de voorbereiding en het voeren een slechtnieuwsgesprek en de mogelijke valkuilen daarin. Hierdoor wordt de inhoud van het slechtnieuwsbericht helaas niet beter, maar kan wel onnodige extra pijn en ongemak voorkomen worden.

Voorbereiding
Zoals bij de meeste (gecompliceerde) taken en activiteiten, is ook het voeren van een slecht nieuwsgesprek gebaat bij een goede voorbereiding. Dus denk ruim voor het gesprek aan het volgende.

• Met wie heb je straks het gesprek?
Wie is straks de persoon tegenover je? Wat weet je al van hem? Wat zijn z’n persoonlijke omstandigheden? Misschien heb je een dossier of een spelervolgsysteem met daarin aanvullende informatie van gespreksverslagen, testuitslagen, speelminuten, resultaten, thuissituatie, persoonlijkheid, etc. Neem deze door, zodat je goed op de hoogte bent.

• Wat is je boodschap precies?
Bedenk van tevoren wat je precies wilt gaan zeggen en schrijf dat op. De juiste formulering is belangrijk en nu heb je nog alle rust en ruimte om daarover na te denken. Neem daarin ook twee of drie belangrijke argumenten mee, waarom je deze beslissing hebt genomen en onderbouw deze met concrete voorbeelden.

• Wat zijn eventuele oplossingen en/of alternatieven voor de persoon aan wie je het slechte nieuws brengt?
In het geval van een (jonge) sporter kun je van tevoren bedenken welke concrete hulp of ondersteuning jij nog kan bieden. Bijvoorbeeld opties voor andere teams of clubs.

• Waar, wanneer en met wie wil je het gesprek gaan voeren?
Zoek (en indien nodig reserveer) een rustige ruimte waar je zo min mogelijk gestoord kunt worden. Het liefst in een ruimte met minimale afleidingen, waar anderen niet naar binnen kunnen kijken. Daarnaast is het goed om overwegen wie je bij dat gesprek wilt hebben. Wil je de ouders erbij hebben? Mensen vanuit het begeleidingsteam of bestuur? Nodig alle aanwezigen op tijd uit.

Goed om ook rekening te houden met de verhouding. Als de ontvanger drie of vier man sterk tegenover zich heeft zitten en zelf heeft hij niemand achter zich, dan kan dit bedreigend en eenzaam voelen. Hierdoor kan de boodschap harder aankomen.

Het gesprek
Je kunt het gesprek inleiden door iedereen welkom te heten en voor te stellen om daarna kort en zakelijk aan te geven waarom jullie dit gesprek voeren. Deel daarna de klap uit: je brengt de boodschap meteen aan het begin van het gesprek en draait er niet omheen. Bijvoorbeeld: 'Om maar meteen met de deur in huis te vallen, ik heb slecht nieuws…'
Dus voorkom het volgende:
• uitstellen van de boodschap;
• het nieuws mooier brengen dan het is;
• hang yourself (bijv. Hoe vind je dat het de laatste tijd gaat? Niet echt goed, hè?).

Na je slechte boodschap, kun je de belangrijkste argumenten en overwegingen noemen voor je beslissing (maximaal twee à drie). Doe dit op een rustige en zakelijke manier en speel niet op de man, maar op de bal: ‘Criticise the performance, not the performer’. Geef daarna de ruimte om het te laten bezinken en voor vragen. Dus voorkom het volgende:    
• meerdere keren uitleggen, met steeds andere woorden waardoor verwarring ontstaat;
• humor inzetten om het slechte nieuws te verbloemen.

Na het geven van het slechte nieuws met argumentatie, kunnen emoties vrijkomen. Vang deze emoties op en geef ze de ruimte om stoom af te blazen. Toon daarbij invoelingsvermogen door te luisteren, samen te vatten en emoties te benoemen. Laat merken dat je hun gevoelens respecteert en meevoelt. Houd het echter wel zakelijk en ga niet te veel mee in de ander zijn emoties. Er is een grens tussen empathisch zijn en mee lijden. Meteen na het slechte nieuws het gesprek afkappen (hit & run) kan een valkuil zijn als je bang bent voor de emoties van de ander.

Nadat de eerste emoties wat gezakt zijn, is het goed om de ontvanger aan te geven, dat je hem wilt helpen met een oplossing (uiteraard alleen als dat daadwerkelijk zo is). Inventariseer en verken samen nieuwe mogelijkheden, zoals een ander team, een andere club en/of andere doelstellingen. Geef daarin hulp en advies binnen jouw mogelijkheden en/of netwerk.

Ter afsluiting is het goed om heldere afspraken te maken over het vervolg en dit te koppelen aan een termijn. Noem op wat jij nog gaat doen, de ontvanger nog gaat doen en eventueel de verbonden club of organisatie (bijvoorbeeld bij het ontbinden van contracten). Ook goed om te bespreken wie er nog meer geïnformeerd moet worden.

Voor meer details en informatie over het voeren van slecht nieuwsgesprekken, kun je naar www.lerenpresteren.nl/werkbladen gaan. Daar vind je het werkblad ‘Slechtnieuwsgesprek’ dat je kunt downloaden en gebruiken als guideline bij je gesprekken. In het boek ‘Leren Presteren’ vind je meer uitleg over het voeren van gesprekken in het algemeen en wat voor effect het wegvallen van een sporter en/of begeleider op de teamdynamica kan hebben.

In de komende columns gaan we specifieker in op het omgaan met verschillende tegenslagen zoals een blessure en bespreken we thema’s als het zwarte gat.

Afke van de Wouw is sportpsycholoog en runt samen met Yara van Gendt WOUW Performance Coaching. Zij heeft een achtergrond in de Bewegingswetenschappen en is voormalig fysiotherapeut. Van de Wouw begeleidt sporters, coaches en teams in het leveren van prestaties. Daarnaast past ze (sport)psychologische principes ook toe in de gezondheidszorg en bedrijfsleven. Medio 2020 is haar praktijkboek ‘Leren Presteren’ uitgegeven (zie www.lerenpresteren.nl). In dit boek staan handvatten, tips, werkbladen en achtergrondinformatie over hoe je als trainer/coach het beste uit je sporters haalt in elke fase van het seizoen. Met Yara van Gendt schreef zij het boek ‘Leren Revalideren’ over hoe je optimaal herstelt van een blessure en er sterker uitkomt (zie www.lerenrevalideren.nl), dat eind 2021 uitkwam.