Over vastgebakken vrijwilligers en het nemen van afscheid

door: Jonathan van Dongen

Niemand is onmisbaar binnen een vereniging. Natuurlijk ken ik ook die vereniging waar één oppervrijwilliger het gehele fundament lijkt te vormen van de organisatie. Meestal vanuit een sterk ontwikkeld plichtsbesef en angst voor instorting van de vereniging blijft die vrijwilliger doorbuffelen. Het zijn de aanpakkers, alleskunners, bescheiden en stiekem ook wel trots. De leden vinden het best. Allebei de partijen tevreden. Prima toch? Totdat er andere vrijwilligers of misschien wel (adviserende) professionals een rol willen spelen, met botsingen tot gevolg. Nog vervelender is het als die ene vrijwilliger zijn of haar taken niet meer kan uitvoeren, misschien door overbelasting. Hoe komt het dat we bij verenigingen het vaak prima vinden als enkele vrijwilligers reusachtige bergen met werk verzetten? 

In het bedrijfsleven zijn werknemers die zich onmisbaar achten vaak als het eerste de kop-van-jut. Het zijn namelijk meestal de mensen die veranderingen tegenhouden, zogenoemde heilige huisjes in stand houden, en hierdoor juist kwetsbaar zijn voor ontslag. In het verenigingsleven gaat dat eigenlijk niet anders, alleen duurt een dergelijk traject vaak langer. De noodzaak om te veranderen wordt minder snel ervaren, van vrijwilligersmanagement is niet altijd sprake en veranderingen vinden doorgaans minder snel plaats dan in een omgeving met uitsluitend professionals. Hierbij speelt ook het feit dat een zoektocht naar een vervanger niet eenvoudig is, dus wordt er genoegen genomen met de voorzitter die het al vierentwintig jaar wel prima doet. 

Holle frase 
De sterke afhankelijkheid van één of enkele personen, het kan ook voordelen hebben. Het is snel schakelen, want bij veel mensen kan je niet terecht. Het eindeloze en zeer regelmatige vergaderen kan hierdoor ook eenieder bespaard worden. Toch is die afhankelijkheid gevaarlijk en zeker wanneer de vrijwilliger zelf gaat geloven in die onmisbaarheid, want dan is de vrijwilliger geneigd om nóg meer te gaan doen en niets los te laten totdat een ander opstaat. De crux is echter dat er niet veel anderen opstaan als je zelf alles naar je toe trekt. Vraag jezelf, als verenigingsbestuurder, dan ook vooral af in hoeverre ‘De club dat zijn wij’ een holle frase betreft als slechts enkelen echt het werk verzetten. 

De houdbaarheidsdatum van een eigen dienstverband (vrijwillig of niet) zo nu en dan controleren kan geen kwaad. Uiteraard kan die verlengd worden, zo gaat dat ook met bewaarwijntjes. Zodra de fles echter geopend is, kan de wijn niet meer lang mee anders wordt die zuur en hoe meer wijn uit de fles, hoe spoediger dit proces zich voortzet. 

Triest afscheid
Het komt voor, ook ik heb dat helaas gezien in verschillende verenigingen, dat een noodgedwongen vertrek niet meer af te wenden is. Een dergelijk afscheid van een vrijwilliger kan dan nog zo begrijpelijk zijn, meestal is het ook triest. Met name voor de vrijwilliger in kwestie, die waarschijnlijk veel vrije uren heeft gestoken in het reilen en zeilen van de vereniging. Het kan bovendien schadelijk zijn voor de continuïteit van de organisatie, want de cruciale inwerkperiode en een goede overdracht vindt bij een harde breuk zelden plaats. Zelf maak ik een onderscheid tussen afscheid nemen van de vrijwilliger en afscheid nemen van de persoon. Als jeugdvoorzitter heb ik regelmatig meegemaakt dat een vrijwilliger niet functioneert in een specifieke positie, maar ik toch prima door een deur kan met de persoon in kwestie. Door dit onderscheid duidelijk te maken, kan soms een harde breuk voorkomen worden. 

Aangezien ik meermaals heb ervaren hoe lastig het kan zijn voor een organisatie om na het aftreden van één of meerdere sleutelfiguren de draad weer op te pakken, hanteer ik zelf de ‘vijfmaal A’ nu ik zelf ben afgetreden.

* Aandacht & Advies
Voor en nadat bekendgemaakt wordt dat je gaat stoppen, is het meestal mogelijk taken geleidelijk over te dragen en hierbij als aanspreekpunt te fungeren. Tijdens dit proces kan het handig zijn, in overleg met een eventuele benoemingscommissie, mee te zoeken naar één of meerdere opvolgers en adviezen te geven over de invulling van de werkzaamheden en de te maken profielschets. Het is bovendien verstandig om als vereniging te zorgen voor taakafbakening en kaders, waardoor de drempel voor nieuwkomers wordt verlaagd en er continuïteit is. 

* Afscheid
Het spreekt voor zich dat er een moment komt waarop afscheid genomen wordt. Het zal van de reden van vertrek, de staat van dienst en de cultuur van de vereniging afhangen hoe dit wordt aangekleed. Bij Quick 1888, mijn eigen vereniging, wordt dit te vaak vergeten of sober aangekleed. Dat is een gemiste kans, want daardoor kan je op termijn een ambassadeur verliezen. Ook weten we dat waardering van vrijwilligers ontzettend belangrijk is, ook voor afscheid nemende vrijwilligers. Leden die zich nog niet inzetten zullen, mits de waardering zichtbaar is, zien hoe goed de club omgaat met haar vertrekkende vrijwilligers en hierdoor eerder geneigd zijn iets te doen. Bovendien kan je als vereniging ook leren van iemand die de organisatie verlaat: wat zijn de ervaringen geweest en kan je elkaar toch nog eens verder helpen?

* Afstand
Laatst sprak ik met een erevoorzitter van een vereniging. Hij vertelde mij na gestopt te zijn al jarenlang nog maar incidenteel op zijn vereniging te komen. De eerste weken na zijn aftreden kwam hij er nog dagelijks. De reden dat hij uiteindelijk afstand heeft ingenomen, zat hem in het feit dat veel leden met hem in gesprek wilde gaan over het beleid van opvolgers, maar hij gaf aan dat zijn opvolgers juist de tijd en ruimte verdienden zonder het gevoel te hebben dat er iemand over de schouder meekeek. Zodra hij doorkreeg dat leden hem bleven opzoeken, besloot hij zelf enige afstand in te nemen. Hiermee gaf hij vertrouwen aan zijn opvolgers en liet hij de club dus letterlijk even los. 

* Ambassadeur
Er is niets zo prettig als voormalige leden, maar met name ook vrijwilligers, ambassadeurs zijn van je organisatie. Het geeft de vereniging een positief imago. Op deze wijze kunnen gestopte vrijwilligers op enige afstand een bijdrage leveren. Een prettig afscheid zal een vrijwilliger er eerder toe aanzetten zich in te zetten als ambassadeur. 

Sturen op verandering
Dat een vrijwilliger vastgeroest zit, niet functioneert, veel teveel doet, of als er sprake is van een combinatie van dit alles, betekent niet dat die vrijwilliger altijd weg moet. Het is zaak op tijd en op een tactvolle wijze hierover te spreken. Bedenk gezamenlijk welke kwaliteiten de vrijwilliger in kan blijven zetten voor de vereniging, waardoor de betrokkenheid blijft bestaan. Het kan een uitkomst zijn een speciale functie in het leven te roepen, die tevens gezien kan worden als waardering voor alle gedane werkzaamheden. Uiteindelijk is een dergelijke oplossing in het overgrote deel van de gevallen mogelijk, als er maar op tijd wordt gestuurd op verandering en de vrijwilliger zichzelf niet boven de vereniging zet. En als stoppen onvermijdelijk of misschien gewoon door beide partijen gewenst is, weet dan dat de kans zeer groot is dat andere mensen opstaan en de vereniging gewoon door zal blijven draaien. 

Jonathan van Dongen (1997) is verenigingsadviseur arbitrage bij de KNVB, student Bestuurskunde aan de Radboud Universiteit, scheidsrechter in het Talententraject Betaald Voetbal bij de KNVB en betrokken bij de organisatie van de COVS, de Centrale Organisatie van Voetbal Scheidsrechters.