Skip Navigation LinksHome-Achtergronden-Sportbesturen in de praktijk-Item

Vrijwilligersmanagement in de 21e eeuw 1 september 2020

door: Jonathan van Dongen

Enkele weken geleden werd bekend dat het doek is gevallen voor RKSV Leonidas. De bijna honderdelf jaar oude Rotterdamse vereniging houdt op te bestaan. Een groot tekort aan vrijwilligers, waardoor financiële problemen ontstonden, ligt hier mede aan ten grondslag. Leonidas ten onder, een gemis voor Rotterdam, maar mogelijk ook een waarschuwing voor andere verenigingen?

Het traditionele verenigingsmodel staat, met name in de stad, steeds meer onder druk. De hoge mate van sociale cohesie, gedeelde normen en waarden en het vanzelfsprekend uitvoeren van vrijwilligerstaken bij de vereniging, het is er vaak niet meer bij. Veel verenigingen hebben te maken met leden die zich gedragen als klanten. Maatschappelijke tendensen spelen al meerdere decennia een rol bij het afbrokkelingsproces van het fundament van de traditionele vereniging. Het zal niet direct bij iedere vereniging tot grote problemen leiden. Verenigingen doen er echter goed aan om te analyseren waar zij nu staan, waar zij zich naartoe bewegen en waar zij in de toekomst willen zijn. 

XL29SportbesturenInDePraktijk-v-1Kernwaarden
Bij Quick 1888 zie ik dezelfde tendens als bij veel andere verenigingen. Met veel moeite houden wij bepaalde principes van de traditionele vereniging overeind. Jaarlijks proberen wij met name de ouders van jeugdleden te enthousiasmeren voor vrijwilligerstaken, met wisselend succes. Vergoedingen zetten we zo min mogelijk in, al is dat voor een groot aantal taken niet meer haalbaar. Daarnaast communiceren we op diverse manieren onze kernwaarden, de gedeelde normen en waarden. Al blijkt uit de praktijk dat die niet meer zo gedeeld zijn als ze ooit waren. 

En de relatief kleine groep vrijwilligers? Zij vormen bij ons het cement tussen de bouwstenen. Soms vraag ik mij wel eens af of het nog realistisch is om te verwachten dat in de komende decennia sportverenigingen nog functioneren op de krachten van (uitsluitend) vrijwilligers. Rekening houdende met de enorme vergrijzing in de samenleving, maar zeker ook in de bestuurderswereld van de sport. Rekening houdende met de maatschappelijke tendensen, waaronder de steeds verdergaande individualisering en uitbreiding aan concurrerende activiteiten. Rekening houdende met het functioneren en steeds complexere takenpakket van verenigingen van de toekomst, waarbij meer en meer expertise wordt gevraagd van de organisatie. Er komt nogal wat op deze vrijwilligersorganisaties af. 

"Door de ontzuiling en veranderende samenstelling van wijken verandert de ledensamenstelling en daarmee ook de cultuur van de vereniging"

Vaarwel leden, hallo klanten
In een uitgebreid interview beschrijft de interim-voorzitter van Leonidas waar het mis is gegaan bij zijn club. Hij schetst hierbij een voor stedelijke clubs - en zeker voor mijn vereniging Quick 1888 - zeer kenmerkend beeld. Door de ontzuiling en veranderende samenstelling van wijken verandert de ledensamenstelling en daarmee ook de cultuur van de vereniging. Bepaalde kenmerkende normen en waarden behorende bij die vaak meer dan honderd jaar clubgeschiedenis vervagen. Zij maken plaats voor andere inzichten. Meestal inzichten die niet gebaseerd zijn op de verenigingscultuur die in Nederland de vorige eeuw hoogtij vierde. 

XL29SportbesturenInDePraktijk-v-2Ik herinner me nog een kennismakingsgesprek net voor de coronacrisis, waarbij een vader mij vroeg of ik nog wat deed naast het werken bij Quick. Nadat ik hem had uitgelegd dat ik dit erbij deed, vroeg hij of het dan wel goed betaalt. Deze misvattingen ondervonden ze ongetwijfeld ook met regelmaat bij Leonidas. Mede doordat de groep ‘klanten’ in zeer korte tijd uitermate groot werd, heeft de vereniging hoogstwaarschijnlijk niet snel genoeg weten te anticiperen en moest zij overgaan op het professionaliseren van de organisatie. Leonidas is te vroeg gestart met het betalen van vergoedingen voor taken die altijd vrijwillig gedaan werden, aldus de interim-voorzitter. Als het betalen van vergoedingen hand in hand gaat met het verhogen van de contributie of toename aan leden, was er mogelijk geen financieel probleem ontstaan. Een nadeel daarvan kan zijn dat je dan als vereniging een groep mensen uitsluit die de hoge contributie niet kan betalen. 

Schijnoplossing of het ei van Columbus? 
Het voorbeeld van Leonidas, waarbij geld werd gezien als de oplossing van het vrijwilligerstekort staat absoluut niet op zichzelf. Veel verenigingen hebben innovatieve en soms minder innovatieve methoden om vrijwilligers te rekruteren. Terwijl vrijwilligerswerk bij Quick 1888 nog een gunst is en vooral plezierig, eventueel leerzaam moet zijn, maakt een gedeelte van de verenigingen van vrijwilligerswerk tegenwoordig een verplichting. 

"Er is een waslijst aan voorbeelden te noemen van verenigingen die onder bepaalde dwang de leden of ouders van leden taken laten uitvoeren"

Een verplichting met meestal een financiële stok achter de deur. Verenigingen waarbij ouders gewoon ingedeeld worden. Ouders die op hun beurt de (vrijwilligers)werkuren met regelmaat afkopen. Verenigingen waarbij ouders van jeugdleden verplicht lid moeten worden en er zo vrijwilligerswerk wordt afgedwongen. Voltallige teams die verplicht taken uitvoeren. Daarbij wordt het team ingedeeld voor een bepaalde vrijwilligerstaak, ze regelen vervolgens onderling hoe ze dat invullen. Als de taak niet wordt uitgevoerd volgen schorsingen en of boetes. Zo is er nog een waslijst aan voorbeelden te noemen van verenigingen die onder bepaalde dwang de leden of ouders van leden taken laten uitvoeren. Ondanks dat het soms effectief blijkt te zijn, gaan die verenigingen daarmee in zijn totaliteit voorbij aan de basis van vrijwilligerswerk, namelijk dat het vrijwillig is. 

Organiseer vrijwilligerswerk 
Wat ik opmerk in verenigingsland is dat een gedeelte van de verenigingen start met anticiperen als de problemen er al zijn. Door de hoge mate van urgentie kom je dan al snel uit bij dwangmatige actie, die zijn immers, zo wordt gedacht, op korte termijn het meest effectief. Terwijl juist blijkt dat mensen vrijwilligerswerk gaan doen als ze het leuk vinden, ze zich onderdeel voelen van de organisatie, een beetje ‘mede-eigenaar’ zijn, er begeleiding bij krijgen, ze ervoor gewaardeerd worden en - niet onbelangrijk in deze tijd - de taken flexibel in te richten zijn. Dat lijkt allemaal eenvoudiger dan het is en om die reden zouden we het organiseren van vrijwilligerswerk misschien juist moeten professionaliseren. 

XL29SportbesturenInDePraktijk-v-3Dat klinkt in eerste instantie wat paradoxaal. Een manager vrijwilligerszaken. Een soort HR-manager van de vereniging, eventueel met ondersteuning van een bestuurslid vrijwilligerszaken die het beleid vormgeeft en zorgt voor de bestuurlijke verankering. Natuurlijk zal het voor sommige verenigingen ook mogelijk zijn om de vrijwilligerszaken te laten organiseren door andere vrijwilligers. Wat vooropstaat is dat vrijwilligerszaken georganiseerd moeten worden. Uiteraard zullen we zelfs dan er niet aan ontkomen dat sommige functies ad hoc ingevuld moeten worden, maar er is dan sprake van structuur. Duidelijkheid over functies, taken en vergoedingen. Met name over dat laatste is een goede afstemming nodig. Spanningen tussen betaalde en onbetaalde krachten liggen namelijk al snel op de loer. 

"Er zijn genoeg innovatieve ideeën met positieve externe prikkels te bedenken om mensen te motiveren"

Negentienhonderddertien 
Mijn voorspelling is dat de traditionele verenigingen het niet eenvoudig gaan krijgen in de komende decennia. Eén geluk hebben we, de potentiële vrijwilligers lopen al in huis. Nu is het nog zaak om het vrijwilligerswerk professioneel te organiseren en die potentiële vrijwilligers op de juiste wijze aan te spreken. Dat zal per vereniging en per individu verschillen. Probeer er vooral achter te komen hoe jouw potentiële vrijwilligers aangesproken willen worden. Spreek ze vervolgens in die taal aan. Bij ons op de club zal het misschien goed werken als we een vrijwilligershoek inrichten met informatie en daarnaast face-to-face gesprekken organiseren. 

Het is te hopen dat niet alle verenigingen overstappen op het dwangmatige vrijwilligerswerk, er zijn immers genoeg innovatieve ideeën met positieve externe prikkels te bedenken om mensen te motiveren. Blijf dichtbij de verenigingscultuur en vergeet vooral niet te kijken naar wat al ontzettend goed gaat! 

Tot slot, als troost, het vrijwilligerstekort was er altijd al. Februari 1913, uit het Jubileumboek van Quick 1888 als het over het rekruteren van vrijwilligers gaat: ‘De steunpilaren van een voetbalvereeniging zijn met een lantaarntje te zoeken’. 

De tekeningen zijn afkomstig van Back to Basics, een beweging die zich als doel stelt om sportverenigingen sterker te maken en hen een duurzame toekomst te bieden. De tekeningen zijn gemaakt door John Körver van Kurf Cartoons, zie zijn website voor meer werk van zijn hand.

Jonathan van Dongen (1997) is student Bestuurskunde aan de Radboud Universiteit, jeugdvoorzitter bij Quick 1888, scheidsrechter in het Talententraject Betaald Voetbal bij de KNVB en betrokken bij de organisatie van de COVS, de Centrale Organisatie van Voetbal Scheidsrechters.

XL29SportbesturenInDePraktijk-v-4

« terug

Reacties: 3

Jan Cuypers
01-09-2020

Bedankt aan Jonathan voor het delen van de inzichten. Ik kom tot dezelfde conclusie. Naast de vrijwilligerscoördinator zijn ook de voorzitter en de sportief technisch verantwoordelijke sleutelfiguren evenals de penningmeester. 

Jan Raateland
01-09-2020

Goed artikel Jonathan. Ik onderschrijf alles, zoals vrijwilligerswerk is vrijwillig, het professionaliseren van de organisatie rondom vrijwilligers en het is van alle tijden.  Zie ook mijn visie die vandaag verscheen:

https://www.haagsehoogvliegers.nl/ministerie-voor-sport/

groet Jan Raateland  www.desportverenigingen.nl 

arjen de Ruyter
04-09-2020

Interessant artikel! Is er wel eens gedacht aan het inprijzen van de kosten van professionals in de contributie maar vervolgens korting krijgen als je als lid of ouder, bepaalde taken uitvoert? Dan blijft het voor mensen met een smallere beurs een keus om meer te betalen, of, door vrijwilligerswerk te doen, kun je op het oude contributieniveau blijven.

Reactie toevoegen

Naam*
E-mailadres*
Reactie*
Stuur mij een e-mail als er een nieuwe reactie wordt geplaatst