door: Leo Aquina

“De risico’s reiken verder dan uitkijken dat er niemand onder de tram loopt voor het stadion”, zegt Rien van Haperen. De directeur van de Stichting EK Atletiek Amsterdam 2016 had hulp nodig bij het maken van een risicoanalyse gericht op beheersing, veiligheid en verantwoordelijkheden. Sport & Zaken riep de hulp in van organisatieadviesbureau Andersson Elffers Felix, dat eerder al eens advies had uitgebracht aan de EK-organisatie. “We hadden goede ervaringen met ze in het bidding traject en ook nu pakten ze het meteen heel professioneel op”, vertelt Van Haperen. Ido Smits begeleide het traject namens AEF en hij riep daarbij ook de hulp in van Marco Meesters van het COT (Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement).

“Het getuigt van zorgvuldigheid en professionaliteit dat de organisatie al in zo’n vroeg stadium nadenkt over de risico’s op het gebied van veiligheid en openbare orde”, aldus Smits. “Dat gebeurt bij dit soort evenementen lang niet altijd.” Een van de redenen waarom Van Haperen dit onderwerp al zo vroeg op de agenda heeft gezet is de bijzondere locatie. “Het Olympisch Stadion is een monument, geen FIFA vijfsterren accommodatie. Dat is een extra aandachtspunt. Daarnaast zitten we hier aan de rand van de Zuidas. Dat roept allerlei vragen op rond verkeersstromen. Reden genoeg om er tijdig werk van te maken.”

Risicocategorieën
Smits en Meesters maakten bij de analyse gebruik van een beproefde methode, waarmee ook bij eerdere evenementen al risicoanalyses werden gemaakt. “COT is een onderdeel van Aon en die hebben als verzekeraar veel ervaring met risico’s bij evenementen. Zij hebben een risicoanalyse gemaakt voor het EK van 2004 in Portugal. Daarnaast was Aon ook betrokken bij de WK’s in Zuid-Afrika (2010) en Brazilië (2014). De methode komt er kort gezegd op neer dat je eerst alle risico’s in kaart brengt, waar je vervolgens een classificatie aan hangt.”

Smits en Meesters deelden de risico’s grofweg in drie categorieën. “Voor onwaarschijnlijke calamiteiten maak je een papieren draaiboek dat in principe in de kast komt te liggen. Bij zaken die iets meer voor de hand liggen maak je een gedegen plan met de betrokken partijen en bij de grootste risico’s maak je niet alleen een plan, maar zorg je er ook voor dat je het plan in de praktijk gaat werken door het te oefenen.”

Laag risicoprofiel
Smits noemt bijvoorbeeld politieke onrust als voorbeeld van minder grote risico’s. “Dat is in Nederland nauwelijks een echt risico, dus daar hoef je vooralsnog niet veel mee te doen. Tegelijkertijd moet je je er wel bewust van zijn dat die situatie kan veranderen en dan moet je wel weten welke stappen je moet nemen. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor een terroristische dreiging, op dit moment ook gelukkig geen thema.”

Publieksveiligheid, het weer, zakkenrollerij en andersoortige kleine criminaliteit zijn wel zaken waar de organisatie op voorhand veel aandacht aan moet besteden. “Dit is een evenement met een laag risicoprofiel. Je hoeft bijvoorbeeld niet bang te zijn voor rivaliserende supportersgroepen die elkaar in de haren vliegen”, aldus Smits. “Maar er zijn toch zaken waar je rekening mee moet houden. Gevoeligheden ten aanzien van bepaalde landen, prominenten die extra bescherming nodig hebben in en om het stadion, illegale kaartverkoop. Dat zijn allemaal zaken die je mee moet nemen in je plan van aanpak.”

Binnenring en buitenring
Een van de zaken waar de organisatie rekening mee moet houden is het EK Voetbal, dat tegelijk met het EK Atletiek wordt gehouden. Er bestaan plannen om op het plein voor het stadion een groot scherm te plaatsen om de voetbalwedstrijden te kijken.

“Dat brengt specifieke problemen met zich mee”, aldus Smits. Veiligheid is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de organisatie en de lokale overheid. “Het is verdeeld in de binnenring, alles binnen het stadion, en de buitenring, alles daaromheen. In principe is de binnenring de verantwoordelijkheid van de organisatie en alles eromheen van de lokale overheid, maar bij calamiteiten speelt de overheid ook in de binnenring een grote rol. Het is daarom zaak alle partijen in een vroeg stadium te betrekken bij het veiligheidsoverleg. Zo’n scherm voor het stadion is lastig. Als dit op openbaar terrein staat, kunt je niemand de toegang ontzeggen. Maar wat doe je bij een te grote toestroom van mensen. Daar moet je een keuze in maken. Blijft het openbare weg, of maak je hier toch een evenemententerrein van.”

Kijkje in de keuken
Van Haperen nam eind augustus een kijkje in de keuken bij de EK Atletiek in Zürich, waar hij het stokje als gaststad overnam. Daar zag hij veel van de zaken die AEF en COT hadden benadrukt, terugkomen: “Op de tweede dag van het toernooi moesten de wedstrijden twee uur worden stilgelegd vanwege een storm. De mensen moesten het stadion uit en er moesten hospitality-tenten worden platgelegd. We hebben goed gekeken naar het besluitvormingsproces en de communicatie. Dat laatste is ook iets waar Ido (Smits, red.) steeds op hamerde. Als er een besluit is genomen moeten de juiste mensen het ook weten. Technical officials moeten bijvoorbeeld weten dat de wedstrijd wordt stilgelegd voordat zij vragen krijgen van de coaches en de atleten.”
 
Athletics like never before
Na de EK-organisatie het traject met AEF en COT had afgerond, besprak Van Haperen het als eerste met alle stakeholders. “Dat zijn onder meer de gemeente Amsterdam, de Atletiekunie, het ministerie van VWS, de NOS en Topsport Amsterdam. Vervolgens zijn we plannen op gaan stellen.” Naast besluitvorming en communicatie adviseerden AEF en COT ook ten aanzien van coaching. Van Haperen: “We moeten de mensen die deel uitmaken van de uiteindelijke crisisstaf in de voorbereiding goed trainen. Daar kunnen AEF en COT ook een belangrijke rol in spelen.”

Van Haperen hoopt ook een beroep op hen te kunnen doen ten aanzien van de activiteiten op het museumplein. Het Amsterdamse college van burgemeester en wethouders gaf daarvoor pas toestemming nadat het adviestraject al was afgerond. De kwalificatie van het speerwerpen en het discuswerpen worden op het Museumplein gehouden – een vurige wens van de organisatie die hiermee het motto Athletics like never before extra lading wil geven – en dat brengt extra veiligheidsrisico’s met zich mee, net als de halve marathon, die ook nog niet in het rapport is behandeld. Als de EK-organisatie dit ook samen met AEF en COT in kaart wil brengen, hangt daar waarschijnlijk wel een ander prijskaartje aan. “Dit traject heeft AEF gedaan binnen de afspraken die zij met Sport & Zaken hebben om een aantal manuren om niet beschikbaar te stellen”, aldus Van Haperen.

Voor meer informatie: klik hier