Marxman Advocaten sterkt Atletiekunie in contractonderhandelingen 25 juni 2013

door: Lennart Bloemhof

Om een soepelere gegevensuitwisseling tussen de Atletiekunie en haar 290 verenigingen op te zetten, zocht de sportbond naar een softwaresysteem dat verenigingsdatabases koppelde aan de bondsadministratie. Na een ontoereikende test met één softwareleverancier koos de bond in 2012 voor marktwerking door verschillende systemen een kans te geven, en daarmee meerdere softwareleveranciers. De Atletiekunie schakelde advocatenkantoor Marxman Advocaten in om met deze leveranciers heldere contracten af te sluiten.

“Met onze beperkte deskundigheid op dit vlak kunnen we dergelijke overeenkomsten niet met voldoende juridische kwaliteit opstellen”, zegt informatiemanager Paul Peters van de Atletiekunie eerlijk over het vraagstuk dat zijn bond bij Sport en Zaken neerlegde. Marxman Advocaten werd gekoppeld aan de Atletiekunie, vanwege de ervaring van het kantoor met het afsluiten van (ICT-)contracten tussen partijen, in veel verschillende sectoren.

Koppeling
Sebastiaan Palm, partner bij het advocatenkantoor, ontving de Atletiekunie en Sport en Zaken voor een intakegesprek op zijn kantoor in Amersfoort. “In de kern kwam het adviestraject neer op het met de Atletiekunie inzichtelijk maken van wat ze wilden laten ontwikkelen. Daarna kwamen de onderhandelingen met leveranciers over welke voorwaarden. Belangrijk daarbij was de positie die de bond wilde innemen tussen de verschillende leveranciers.”

Palm was daaropvolgend aanwezig bij meerdere gesprekken tussen de sportbond en leveranciers en kreeg vroeg in het adviestraject een duidelijk beeld van het af te bakenen gebied in de contractonderhandelingen. “Tijdens verkennende gesprekken bleek dat de Atletiekunie afspraken wilde maken met leveranciers voor de koppeling van de bondsapplicatie met verenigingsapplicaties. Al snel werd daarbij duidelijk dat een belangrijke stap was overgeslagen, namelijk het maken van goede afspraken met de leverancier van de bondsapplicatie voor het realiseren van die koppeling.”

Hij verheldert: “Je moet eerst afspraken maken over wat je zelf geleverd krijgt en onder welke voorwaarden, vóór je het aan anderen ter beschikking kan stellen. Daarin is het bijvoorbeeld belangrijk te bepalen wie de eigenaar van de te ontwikkelen software wordt.” Volgens de juridisch expert moeten soortgelijke zaken goed afgebakend zijn in langetermijncontracten om problemen te voorkomen.

Faciliteren
Verdiepende gesprekken met de Atletiekunie zorgden bij Marxman voor duidelijkheid betreffende de behoefte en wens van de sportbond. Vervolgens besprak Palm met de softwareleveranciers de mogelijkheden en onderhandelde hij over contractvoorwaarden. Ook adviseerde hij de Atletiekunie over aanbiedingen en werd samen met de Atletiekunie een conceptcontract opgesteld over de gewenste koppeling tussen bondsapplicatie en verenigingsapplicatie met daarin standaardvoorwaarden op sport-, juridisch en technisch gebied.

Palm: “De Atletiekunie is er voor haar leden; daarop moeten de pijlen zijn gericht. In dit geval was de taak van de Atletiekunie daarom vooral het faciliteren van het softwaresysteem. Technische verantwoordelijkheid moet je bij de leverancier zelf leggen. Belangrijk is geen garanties te geven of toezeggingen te doen die je niet kan overzien en ook met het opzetten van maatwerk moet je oppassen. De kans bestaat dat je anders voor een lange periode vastzit aan een systeem dat almaar duurder wordt, zonder zeggenschap daarover.

“Mijn rol tijdens de gesprekken met leveranciers zou je daarnaast kunnen betitelen als ‘bliksemafleider’”, aldus Palm. “Het gaat over veel geld en jarenlange contracten. Zo'n situatie vraagt om harde onderhandelingen, waarbij je soms voor de aanval moet kiezen; de andere partij probeert immers het maximale eruit te halen.”

Met hulp van het advies van Marxman sloot de Atletiekunie in oktober 2012 drie contracten af met softwareaanbieders. In februari van dit jaar kwam daar nog een vierde overeenkomst bij. Elke bij de Atletiekunie aangesloten vereniging mag zelf bepalen voor welk van de vier softwarepakketten het kiest. Alle pakketten zijn gekoppeld aan de bondsapplicatie, waardoor onder meer ledengegevens nu op één plaats ingevoerd en gewijzigd kunnen worden.

Bonusadvies
Paul Peters van de Atletiekunie is blij met het contractadvies van Marxman. Het leverde hem zelfs meer op dan waar hij in eerste instantie op inzette. “Naast juridisch goede overeenkomsten hebben we ook advies gehad bij de totstandkoming van de koppeling. Dat heeft onder andere geresulteerd in een terugverdienmodel van de initiële kosten. Wanneer de veertien sportbonden die op dit moment met hetzelfde bondspakket werken een soortgelijke koppeling gaan gebruiken, krijgen wij per bond vijftien procent van onze kosten terug van de leverancier, tot een maximum van vijfenzeventig procent.”

Peters is enthousiast over de overeengekomen contracten, maar hij blijft realistisch: “Hoe goed de overeenkomst is, zien we pas in de toekomst. Met name bij een geschil zal moeten blijken of het juridisch goed in elkaar steekt. Ik heb daar alle vertrouwen in.”

De informatiemanager benadrukt dat hij Marxman Advocaten altijd kan benaderen wanneer er vanuit de Atletiekunie vragen ontstaan. “Daarnaast houden wij hen op de hoogte van de ontwikkelingen van de koppeling.” Naast de inmiddels vier gecertificeerde softwarepakketten vertelt Peters dat er nog twee leveranciers interesse hebben getoond in het softwareproject.

Voor meer informatie: www.marxman.nl en www.atletiekunie.nl