door: Leo Aquina

“De Atletiekunie heeft ons in eerste instantie gevraagd om een benchmarkonderzoek te doen”, vertelt Jacqueline Gerritsma van Andersson Elffers Felix (AEF). Het adviesbureau hielp de Atletiekunie met een concurrentie- en stakeholdersanalyse voor het EK Atletiek 2016 bid. Amsterdam ging de strijd aan met Istanboel (Turkije), Split (Kroatië) en het Poolse Bydgoszcz en kwam als winnaar uit de bus. Doorslaggevend was het advies van AEF daarbij niet, maar het heeft de bond wel op het juiste spoor gezet, zo meent directeur Rien van Haperen van de Atletiekunie.
 
“Wat zijn onze sterke en zwakke punten? Dat was de vraag, aldus van Haperen. “Hoe komt Amsterdam uit de verf ten opzichte van die andere steden?” AEF concentreerde zich bij het beantwoorden van die vragen vooral op zaken die niet met de sport te maken hebben.

“Reden is dat de Atletiekunie de technische kennis van de sport zelf in huis heeft”, vertelt Jacqueline Gerritsma. “Wij hebben alles eromheen in kaart gebracht. Hoe zit het met de infrastructuur, vliegvelden, internationale verbindingen, hotels en culturele aspecten? We hebben ons dus vooral gericht op alles wat niet sport is. Daarnaast legde Amsterdam met het bid veel nadruk op allerlei side-events en ook dat hebben we tegen het licht gehouden. Zit het logisch en coherent in elkaar?” Voor AEF is het uitbrengen van advies op dat gebied dagelijks werk. “Wij doen veel op het gebied van strategisch beleid. We helpen organisaties en instellingen meedenken over toekomstvisies.”

Het benchmarkonderzoek was voor AEF relatief eenvoudig. “Zo’n concurrentieanalyse is vooral deskresearch”, aldus Gerritsma. “Daarnaast hebben we een rondje gebeld met diverse partijen, bijvoorbeeld met Sylvia Barlag die lid is van de Council van European Athletics. Zij weet vanuit die rol goed wat cruciale punten in een bid zijn. Je kunt je natuurlijk afvragen waarom de Atletiekunie dat niet zelf kan, maar de ervaring leert dat je als buitenstaander van zo iemand toch net iets beter te horen krijgt op welke punten het er goed of slecht voorstaat.” Het onderzoek van AEF leidde tot een notitie die is besproken met de Atletiekunie. De uitkomsten van dat gesprek zijn meegenomen in de eindversie van de notitie.

Concreet advies
De Atletiekunie kreeg een duidelijk beeld van de sterke en zwakke punten. “We moesten er bijvoorbeeld rekening mee houden dat Istanboel een groot stadion heeft en ruime mogelijkheden als het ging om financiële ondersteuning van het bid”, vertelt Van Haperen. “Dan moet je zelf aan de slag om daar iets passends tegenover te zetten.” AEF beperkte zich niet tot de concurrentieanalyse alleen, maar gaf op sommige punten ook heel concreet advies. Van Haperen noemt de twee belangrijkste aanbevelingen: “Ten eerste: ga uit van je eigen kracht en gebruik de internationale aantrekkingskracht van Amsterdam. Ten tweede: gebruik het netwerk dat je hebt binnen European Athletics. Wees daar niet te braaf in, maar zorg ook dat je jezelf niet overschreeuwt.” Gerritsma vult aan: “We hebben ook geadviseerd om ervoor te zorgen dat het verhaal van Amsterdam in drie zinnen verteld kon worden. Er komt als zo’n bidbook is ingeleverd nog een hoop lobbywerk aan te pas en dan moet iedereen in dezelfde drie of vier zinnen kunnen zeggen waarom Amsterdam het toernooi moet organiseren.”

Om die specifieke boodschap goed neer te zetten ging het bidcomité - waarin naast de Atletiekunie ook de gemeente Amsterdam en Topsport Amsterdam waren vertegenwoordigd - in zee met het Zwitserse communicatiebureau TSE in Lausanne. “Dat vloeide voort uit het advies van AEF. TSE heeft veel ervaring met het binnenhalen van grote sportevenementen en ze hebben ons veel bruikbare adviezen gegeven.”

Evaluatie bidproces
Nadat Amsterdam het EK van 2016 daadwerkelijk had binnengehaald, deed AEF ook nog een evaluatie van het bidproces. “Het benchmarkonderzoek had niet veel tijd in beslag genomen en er was binnen het adviestraject via Sport & Zaken nog ruimte over”, vertelt Gerritsma. Zowel de Atletiekunie als AEF realiseerde zich dat het bevreemding kon wekken dat een adviesbureau dat meewerkte aan de bidprocedure, diezelfde procedure achteraf evalueerde. “Wij zijn in het hele traject van drieënhalf jaar alleen in het begin betrokken geweest bij een heel klein onderdeel”, aldus Gerritsma. “Als ze het toernooi uiteindelijk niet hadden gekregen, was het misschien niet helemaal zuiver geweest, maar in dit geval was er geen probleem.”

Ook van de evaluatie bracht AEF voor de Atletiekunie en de gemeente Amsterdam een rapport uit. Van Haperen: “Ook daarin stonden waardevolle aanbevelingen. Wij hadden in de bidprocedure een tamelijk losse organisatie, maar op het moment dat je het evenement daadwerkelijk gaat organiseren, moet je duidelijker in beeld hebben waar de verantwoordelijkheden liggen. Daarnaast is het belangrijk om continu de vinger aan de pols te houden als het gaat om de financiering.” Van Haperen werd onlangs aangesteld als kwartiermaker voor het EK 2016 en gaat - onder meer met de rapporten van AEF in de hand - aan de slag om een mooi toernooi neer te zetten in het Amsterdamse Olympisch Stadion.

Meer informatie: voor de brochure waarmee Amsterdam zich presenteerde klik hier