Van 16 tot en met 24 oktober a.s. vinden in Rotterdam de wereldkampioenschappen turnen voor dames en heren plaats. De organisatie hiervan is in handen van de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie (KNGU). Sport Knowhow XL sprak voorafgaand aan het WK met KNGU-directeur Jaap Wals.
door: Peter Hopstaken | 12 oktober 2010
1. Hoeveel medewerkers van jullie bond zijn direct betrokken bij de organisatie van het WK Turnen?
“Wij hebben gekozen voor een structuur met een organisatiecomité dat bestaat uit een mix van vrijwilligers en medewerkers. Naast dit organisatiecomité zijn er binnen verschillende ingestelde werkgroepen diverse medewerkers vanuit het bondsbureau - vijf à zes krachten fulltime - betrokken. De gekozen organisatievorm is in lijn met eerder door de KNGU georganiseerde evenementen. We werken dus met een ervaren organisatiecomité dat al een groot aantal internationale evenementen heeft georganiseerd: twee Europese kampioenschappen turnen in 2003 en 2007 en een Wereldkampioenschap trampolinespringen in 2005.”
“Naarmate het WK dichterbij komt zullen meerdere medewerkers ingezet worden terwijl, tijdens het evenement álle medewerkers in de organisatie van het WK en daarbij behorende side-events betrokken zijn. Als directeur ben ik operationeel minder betrokken bij de voorbereidende werkzaamheden; ik maak samen met een aantal bestuursleden deel uit van de Raad van Toezicht. Deze ziet toe op het organisatiecomité haar doelen realiseert binnen de vastgestelde organisatorische en financiële uitgangspunten. In de praktijk betekent dit een aantal vergaderingen per jaar waarin het organisatiecomité en de Raad van Toezicht de voortgang van het evenement met elkaar bespreken en zo nodig aanpassingen plaatsvinden. Naarmate het WK nadert, komt een aantal operationele zaken echter toch ook op mijn pad terecht.”
“We werken dus voornamelijk met eigen mensen aan de organisatie van het WK. Alleen het commerciële traject hebben we uitbesteed. De sponsoring- en marketingactiviteiten worden verzorgd door RSP, een bureau uit Rotterdam. Daarnaast zijn natuurlijk diverse externe partijen bij de realisatie van het evenement betrokken. Denk aan transport, beveiliging, catering, enzovoorts.”
2. In hoeverre loopt de KNGU financiële risico’s bij de organisatie van dit evenement?
“Ruim een jaar geleden dreigden we de door tegenvallers in de subsidies en niet geprognosticeerde kosten voor de host broadcasting de organisatie financieel niet rond te krijgen. In mei 2009 hebben we zelfs serieus overwogen de organisatie van het WK terug te geven aan onze Internationale Federatie de FIG. Later is het toch goed gekomen. Zo kregen we aanvullende subsidie van het ministerie van VWS, de provincie Zuid-Holland en de gemeente Rotterdam. Bovendien hebben we de kosten kunnen reduceren, door bijvoorbeeld minder vierkante meters te huren in Ahoy. Inmiddels – nu we ook zicht hebben op de kaartverkoop die uitstekend is verlopen – zijn er geen grote financiële risico’s meer. Ik verwacht dat we budgettair neutraal zullen uitkomen of hooguit een klein verlies zullen draaien.”
3. Kunnen andere bonden die grote evenementen naar Nederland willen halen iets leren van ‘deze case’?
“De kennis die we opdoen bij het organiseren van dit WK stellen we uiteraard graag aan anderen ter beschikking. We hebben al de nodige informatie gegeven ten behoeve van een modelaanpak voor evenementen die momenteel binnen het Program Office van de Alliantie Olympisch Vuur wordt ontwikkeld. Je kunt dan denken aan de ervaringen en organisatie van marketing en communicatie, transportsystemen, beveiliging, opstellen van begrotingen, (systemen voor) kaartverkoop en dergelijke die voor bijna alle evenementen vergelijkbaar zijn en die via een modelaanpak makkelijk ontsloten kunnen worden. Daardoor kunnen andere evenementenorganisaties gebruikmaken van de opgebouwde expertise en bij andere toernooien geconstateerde risico’s proberen te voorkomen. Niet alleen organisatorische aspecten komen daarbij aan de orde, maar ook zaken die met het verwerven van een groot internationaal evenement samenhangen. Tijdens het WK Turnen zal er onder leiding van Olympisch Vuur speciaal voor een groep eventmanagers van collega-sportbonden een bijeenkomst over dit onderwerp worden georganiseerd.”
“Zelf hebben wij vorig jaar tijdens het WK Judo een kijkje in hun keuken kunnen nemen. Met name de functionaliteit van de verschillende te gebruiken ruimtes in Ahoy, ervaringen met hotels, transportsysteem, faciliteren van bijvoorbeeld perscentrum hebben ons erg geholpen. Hierdoor hebben we bepaalde zaken niet opnieuw hoeven bedenken waardoor we dit WK efficiënter en effectiever konden organiseren. Ook van de ervaring en het netwerk van Rotterdam Topsport hebben we dankbaar gebruik gemaakt, dat is van onschatbare waarde geweest. Zo leren we dus allemaal van elkaar, maken we de evenementen in Nederland sterker en bouwen daarmee aan een sterk evenementenlabel in Nederland op weg naar mogelijk de organisatie van de Olympische Spelen in 2028. Hoewel geen enkel evenement daarmee vergelijkbaar is, heeft het wel toegevoegde waarde om kennis te delen.”
4. Wanneer is het WK Turnen voor jou geslaagd?
“In de eerste plaats natuurlijk als we alle organisatorische en financiële doelstellingen hebben bereikt. Daarnaast hebben we als missie om de turnsport in Nederland goed in de schijnwerpers te krijgen. In hoeverre we daarin achteraf geslaagd zullen zijn, is natuurlijk lastig meetbaar. Om daar toch zoveel mogelijk zicht op te krijgen, gaan er studenten aan de slag die een publieksonderzoek gaan verrichten. Bovendien analyseren zij het aantal krantenartikelen dat over het WK Turnen gepubliceerd wordt en houden ze bij hoeveel televisieaandacht er voor het toernooi zal zijn.”
“Om turnen als sport te promoten, organiseren we tijdens het WK een groot aantal side-events. Dan moet je denken aan workshops, turnclinics, congressen en (bij)scholingen. We hopen daarmee het werk van trainers, bestuursleden en verenigingen een kwaliteitsimpuls te geven. Verder willen we onze eigen topsporters gelegenheid geven voor eigen publiek te presteren en natuurlijk dat de Nederlandse (turn)liefhebber in eigen land de wereldtop kan bewonderen. Dat laatste lijkt gelukt gezien de kaartverkoop. Mede doordat dit WK een preolympisch kwalificatietoernooi is, doet er een record aantal landen -73 - mee. Verder hopen we met dit toernooi ons land te helpen door mee bouwen aan een prestigieus trackrecord van georganiseerde grote evenementen, met het oog op onze ambities zoals verwoord in het Olympisch Plan 2028. En het zou natuurlijk fantastisch zijn als een Nederlandse sporters meedoen om de medailles. Dat maakt de impact van de organisatie van een WK in eigen land nog groter.”
5. Tijdens het WK zijn veel ogen gericht op Yuri van Gelder. Hebben jullie nog hoop dat hij aan de Olympische Spelen van Londen mee kan doen?
“Het IOC heeft op zich duidelijke regels. Als een sporter langer dan drie maanden geschorst wordt, mag deze niet meedoen aan de eerstvolgende twee Olympische Spelen. Daarmee worden zowel de Zomer- als Winterspelen bedoeld, dus de schorsing geldt in zo’n geval voor vier jaar. Laten we nu eerst maar eens afwachten hoe de sportieve comeback Yuri tijdens het WK verloopt. Als hij weer op mondiaal niveau kan presteren, zullen we bezien welke mogelijkheden er zijn om deelname aan de Olympische Spelen te bevorderen, uiteraard binnen de van kracht zijnde kwalificatieprocedures van onze internationale federatie – de FIG - en de normen en limieten van NOC*NSF.”
“Bang voor nieuwe dopingaffaires in de turnsport ben ik niet. Historisch gezien komt het in Nederland nauwelijks voor. Ik verwacht daar geen verandering in. Maar ook internationaal zijn er in de turnsport veel minder positieve dopinggevallen dan in andere sporttakken. Ik ken er maar enkele voorbeelden van zoals bijvoorbeeld tijdens de Olympische Spelen van Athene in 2004. Toen moest een turnster haar medaille inleveren, omdat verzuimd was tijdig formulieren over het gebruik van medicatie in te leveren. Toch blijven we als bond waakzaam. Zo gaan we de voorlichting op dopinggebied intensiveren en beter binnen de organisatie verankeren. In dat kader verzorgen we in samenwerking met de Dopingautoriteit tijdens het WK een aantal workshops over dopingvoorlichting.”