door: Leo Aquina | 16 juli 2015

“Dit is echt damage control, want in acht weken kun je niet zo veel meer doen”, zegt Eric Kersten van The Organizing Connection. Het evenementenorganisatiebureau uit Oss kreeg onlangs van de internationale wielerunie UCI het verzoek om te helpen bij de organisatie van het WK baanwielrennen voor junioren van 19-23 augustus in Astana, de hoofdstad van Kazachstan. “De lokale organisatie heeft weinig ervaring. Met nog maar anderhalve maand tot het evenement is de nood hoog”, aldus Kersten. De directeur van The Organizing Connection vliegt zondag 19 juli met collega Niels Cannegieter naar Astana voor een site-visit.

The Organizing Connection houdt zich al sinds 1998 bezig met de productie van evenementen. Het bedrijf is vooral actief in het tennis en het wielrennen. “We zijn elk jaar nauw betrokken bij de AFAS Tennis Classics, we hebben in het verleden vaak de Davis Cup gedaan, we hebben de afgelopen drie WK´s wielrennen op de weg georganiseerd in opdracht van de UCI en zijn nu nauw betrokken bij de conceptontwikkeling van Red Bull Kop over Kop”, vertelt Kersten.

Naast de productie heeft het bedrijf zich de afgelopen jaren ook steeds meer toegelegd op de volledige exploitatie van evenementen. “Dan halen we zelf een evenement naar Nederland, zoals de afgelopen drie WK’s veldrijden in Nederland en vorig jaar het WK BMX in Ahoy en dit jaar het WK Para cycling Track in Apeldoorn.”

Avontuur
Vergeleken bij de organisatie en exploitatie van die evenementen is de klus in Astana kinderspel, maar het avontuur lonkt. Kersten: “Eigenlijk is het een tussendoortje en we hebben ook wel getwijfeld of we het moesten doen want het valt midden in de vakantieperiode dus dat komt ongelukkig uit. Als het nu in bijvoorbeeld Frankrijk was geweest, was het ook minder exotisch, maar dit is natuurlijk wel weer een avontuur.” De kans dat de UCI The Organizing Connection had gevraagd om noodhulp, was overigens een stuk kleiner geweest als het evenement in Frankrijk had plaatsgevonden. “Je ziet toch dat dit soort excessen in Europa niet zo snel voorkomt”, aldus Kersten.

Nederland staat volgens Kersten internationaal te boek als heel goed georganiseerd. “Wij hebben WK’s meegemaakt in Florence (Italië) en Ponferrada (Spanje). Dat is echt van een ander niveau. Die wedstrijd wordt uiteindelijk altijd wel verreden maar als je ziet hoe wij zoiets in Nederland neerzetten, dat is altijd enorm goed georganiseerd. Neem bijvoorbeeld het WK beachvolleybal van onze collega’s van TIG Sports, dat is echt onderscheidend. We zijn in Nederland ook veel verder dan de meeste andere landen als het gaat om het organiseren van side-events. Dat is bij ons misschien nog wel belangrijker vanwege de economische en maatschappelijke impact.”

Goede baan
The Organizing Connection heeft in het verleden laten zien niet alleen goed te zijn in de organisatie, maar ook in trouble shooting. “Ik denk dat ze nu naar ons toegekomen zijn omdat we dit ook als eens hebben gedaan met het WK veldrijden van 2013 in Louisville, Kentucky (Verenigde Staten). Daar ben ik toen in negen weken tijd drie keer heen gevlogen om de organisatie te ondersteunen.”

Wat verwacht Kersten in Astana aan te treffen? “In ieder geval een hal met een wielerbaan en die is goed, zo heeft de UCI ons verzekerd. Dat is wel prettig want met de baan van het WK Para cycling Track in Apeldoorn kregen we daar constant vragen over en dat is wel vervelend. We hebben ook al meerdere malen contact gehad met de mensen in Astana want het contract is rechtstreeks met de lokale organisatie getekend en niet met de UCI. Hoe het er verder uit zal zien, weet ik niet. Het is fijn dat er een baan is. Met veldrijden en wegwielrennen is het parcours vaak nog een complicerende factor. Daar heb je met een wielerbaan geen last van.”

Aansturen op afstand
Wat zullen de grootste moeilijkheden zijn in Astana? “Wij zijn er in eerste instantie maar een paar dagen en daarna vliegen we een week voor het evenement weer in. Dat is lastig want het is toch moeilijk om mensen op afstand aan te sturen. Je kunt nooit fysiek controleren of iets ook echt is gebeurd”, legt Kersten uit. The Organizing Connection heeft wel kant-en-klare draaiboeken beschikbaar.

“We maken voor hen een tailormade draaiboek waar ze alleen nog maar de namen, de materialen en de transportmiddelen op hoeven in te vullen om een mooi overzicht te hebben van wat ze nog moeten doen. Het gaat dan echt om basale dingen: wedstrijd-technische zaken, het transport van officials en renners, de TV-productie die natuurlijk belangrijk is voor de UCI.” Uiteindelijk zit de grootste uitdaging misschien wel in het feit dat ook Kersten en zijn mensen op voorhand weten dat zij in Astana voor onverwachte dingen komen te staan.

Voor meer informatie: www.theorganizingconnection.nl