door: Nelleke van der Heiden | 31 januari 2019
Speciaal voor buurtsportcoaches en de gemeenten, scholen en stichtingen die met de coaches werken, kwam ICT-bedrijf Multitask ICT met de CombinatiePlanner. Het idee kwam oorspronkelijk van Rex von Winckelmann van de Stichting Werkgever Sportclubs Den Haag (SWSDH). Projectleider Remco Boom van Multitask ICT vertelt: “Mensen sporten te weinig, kunnen te dik worden of suikerziekte krijgen, dat kost veel geld. De opdracht vanuit het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is om daar iets tegen te doen. Daarvoor kunnen gemeenten subsidie krijgen. Den Haag liep voorop, merkte dat er door de combinatie van veel taken en functies voor de planning en uitvoering van het werk van de buurtsportcoaches veel fout ging en ging op zoek naar een ICT-bedrijf dat kon helpen. Dat werden wij.”
Buurtsportcoaches verzorgen sportactiviteiten vanuit een gemeente of namens een sportwerkgever. Om iedereen op het goede moment op de juiste plek te krijgen, is veel organisatie nodig. Dat doet de gemeente of een sportwerkgever (vaak een speciaal daarvoor in het leven geroepen stichting) zelf. “De buurtsportcoach ziet in zijn agenda dat hij op een bepaalde plek een les voetbal moet geven, dat hij nog naar een school moet en een clinic handbal voor de boeg heeft. Dat heeft een planner voor hem in zijn agenda gezet”, legt Remco Boom uit.
Systematiek schreeuwt om fouten
De projectleider van Multitask ICT schetst de situatie. “Van oudsher wordt meestal gewerkt met een combinatie van Outlook en Excel. Daar wordt dan nog omheen gebeld en gepland. De uren worden in Excel opgeteld. Als je voor een heel seizoen plant, gaat er wel eens wat mis. De coach is ziek, vergeet wat. Dan blijkt: deze systematiek schreeuwt om fouten. Het kan ook zijn dat een school wat wijzigt of dat kinderen niet komen opdagen. Geregeld loopt het niet zoals je het plant.”
“Waar wij normaal uren over doen, met veel hoofdpijn, dat doet deze CombinatiePlanner in een paar seconden”
Dat moet beter kunnen, dacht SWSDH, en zo ontstond een jaar of tien geleden de CombinatiePlanner. Eerst voor Den Haag, waar het idee ontstond, en al snel sloot Amsterdam zich aan. Sindsdien is de planner steeds verder ontwikkeld en is er van alles bijgebouwd, vertelt Boom.
Extra rechten
Er kwam onder meer een urenregistratiesysteem waarmee de uren in de agenda worden geteld. “In Amsterdam zijn er meer dan 100.000 activiteiten per jaar met veel scholen waar van alles gebeurt, net als bij de buitenschoolse opvang en de clinics voor achterstandswijken. Die activiteiten worden niet alleen door buurtsportcoaches verzorgd, maar ook door externe trainers, bijvoorbeeld als je geen coach hebt die gecertificeerd is om schermles te geven. Dat kan allemaal gepland en bijgehouden worden in dit systeem, terwijl het zelfs rekening houdt met de reistijd. De activiteiten worden bovendien naar de betrokkenen gecommuniceerd.”
De coaches kunnen, zoals Boom het noemt, aan de voorkant bij de planner. Daar kunnen ze zien waar en wanneer ze verwacht worden en kunnen ze zelf hun beschikbaarheid invullen. De coördinatoren bij de gemeente of stichting kunnen extra rechten krijgen, zodat ze wijzigingen aan kunnen brengen en toezien op het aantal uren dat een coach moet maken.
Hoofdpijn
Het systeem zorgt voor de nodige tijdwinst. “Waar wij normaal uren over doen, met veel hoofdpijn, dat doet deze CombinatiePlanner in een paar seconden. Voorbeeld: iemand moet negenhonderd uur in een jaar maken en in november heeft-ie er 850 gemaakt. Dan heeft hij in december nog vijftig uren te gaan. Dat kun je heel goed volgen. Probeer dat maar eens met een Excelsheet.”
“Inmiddels is er ook een app. Die maakt het vooral voor de buurtsportcoaches en anderen die op locatie werken erg makkelijk om de agenda te checken”
Zodra een coördinator de activiteiten plant, staat een training of clinic meteen in de agenda van betrokkenen. Die activiteit kent vervolgens nog een aantal statussen. Eerst is er het een concept, vervolgens geeft de buurtsportcoach en/of de school aan dat ze de activiteit hebben gezien. Daarna kunnen betrokkenen aangeven of de les is doorgegaan en dan moet de leidinggevende nog accorderen. Zodra dat is gebeurd, kunnen de uren worden uitbetaald en zijn ze meteen verantwoord.
Nieuwe modules
Met het programma is nog meer hoofdpijn weg te nemen, zegt Boom. Het ministerie van VWS vraagt gemeenten om rapportages. De CombinatiePlanner laat zo’n rapportage er zo uitrollen. “We zien aankomen dat evalueren en verantwoorden steeds belangrijker wordt.”
Hij merkt ook dat klanten steeds meer willen met de data in het systeem. Daarom werkt Multitask ICT voortdurend aan nieuwe modules, zoals de mogelijkheid van evaluaties en rapportages. Inmiddels is er ook een app. Die maakt het vooral voor de buurtsportcoaches en anderen die op locatie werken erg makkelijk om de agenda te checken en bij te houden wat ze waar en wanneer hebben gedaan, hoeveel deelnemers er waren, of het materiaal aanwezig en in orde was, enzovoort. “Dat kan die coach dan ter plekke invullen en hoeft hij niet meer ’s avonds achter zijn computer te doen.”
Het systeem nam tot nu toe met Den Haag en Amsterdam vooral grote steden werk uit handen, maar inmiddels is het systeem zo veel verder ontwikkeld dat ook kleine plaatsen profiteren
CombinatiePlanner groeit mee
Op dit moment zijn er zo’n 1000 tot 1500 geregistreerde gebruikers van de CombinatiePlanner. Het gaat om buurtsportcoaches, coördinatoren, leidinggevenden en externe trainers. Zelfs buiten de sport kan het systeem uitkomst bieden. Een apotheker werkt er al mee en Multitask ICT kijkt samen met een transportbedrijf naar de mogelijkheden voor die sector. Oorspronkelijk is het systeem wel voor buurtsportcoaches ontwikkeld.
De komende jaren zouden er nog wel eens duizenden buurtsportcoaches bij kunnen komen in Nederland. Geen probleem, zegt Boom. De CombinatiePlanner groeit mee. Het pakket kan precies op de gemeente worden afgestemd. Het systeem nam tot nu toe met Den Haag en Amsterdam vooral grote steden veel werk uit handen, maar inmiddels is het planningssysteem zo veel verder ontwikkeld dat ook een kleine plaats als Lutjebroek ervan kan profiteren, zegt Boom. “Je kunt aan- en uitzetten wat je wel en niet wilt gebruiken.”
Multitask ICT gaat bij het Mulier Instituut en mobiele app voor de monitoring van de buurtsportcoaches presenteren. Dat gebeurt op verzoek van het ministerie van VWS. Volgens André Harder, directeur van Multitask ICT, kan dat een mooie samenwerking opleveren.
“De kosten? 1 euro per dag. Dat scheelt vervolgens zo veel hoofdpijn en daarmee ga je zo veel uren besparen, dat heb je echt zo terugverdiend”
Kosten
Wat kost het eigenlijk? Boom: “In ons systeem brengen we alleen voor de gebruikers met agenda, dus vooral de buurtsportcoaches, kosten in rekening: 1 euro per dag. Dat scheelt vervolgens zo veel hoofdpijn en daarmee ga je zo veel uren besparen, dat heb je echt zo terugverdiend.”
Op 7 februari laat Multitask ICT graag zien hoe de CombinatiePlanner gemeenten en sportbedrijven veel werk uit handen kan nemen. Wie langs wil komen, is van harte welkom, zegt Boom. De presentatie is van 10.30 uur tot 12.30 uur, met na afloop een lunch. Vooral vanwege dat laatste onderdeel wil hij wel graag van tevoren weten wie er komt.
Voor meer informatie: aanmelden informatiebijeenkomst over de CombinatiePlanner