door: Marc Hoeben | 26 april 2018
Je komt ze bij steeds meer sportevenementen tegen: vrijwilligers die via het platform EventMakers gerekruteerd worden om alles in goede banen te leiden. Want gaat u deze zomer naar de finish van de Volvo Ocean Race in Den Haag of naar de WK inline- en freestyle skaten in Arnhem en Heerde? Goede kans dat u door een vrijwilliger van EventMakers op weg wordt geholpen.
Achter het platform EventMakers zit het bureau SportYv en achter SportYv zit weer Yvonne Tamminga, die het bureau voor vrijwilligers bij sportevenementen voor één dag per week runt. Voor haar begon de passie voor het organiseren van sportevenementen met het EK zwemmen, synchroonzwemmen en schoonspringen in 2008. Sinds 2013 kregen de activiteiten rondom vrijwilligersmanagement meer vorm met SportYv en sinds de Europese kampioenschappen atletiek van 2016 in Amsterdam is het helemaal een ‘serieuze’ aangelegenheid geworden.
Vrijwilligersbegeleiding
“Sport is in Nederland afhankelijk van vrijwilligers”, zegt Tamminga. “Bij een wat groter sportevenement heb je al snel tussen de vijfhonderd en tweeduizend vrijwilligers per week nodig om het te kunnen laten draaien. We constateerden dat we dan eigenlijk steeds met een nieuwe groep mensen opnieuw het wiel aan het uitvinden waren, qua werving, opleiden en coachen van vrijwilligers. Na de EK atletiek van 2016 hebben we met SportYv de koppen bij elkaar gestoken en zijn we steun gaan zoeken, bijvoorbeeld bij lokale overheden. Dat bleek alleen wel moeilijk te liggen.”
“Bij TIG sports zag men de meerwaarde van een partner op het gebied van selectie, training en begeleiding van vrijwilligers”
Uiteindelijk vond Tamminga wel een luisterend oor bij sportevenementenbureau TIG sports. “Zij zagen de meerwaarde van een partner op het gebied van selectie, training en begeleiding van vrijwilligers en hebben hun steun toegezegd. Zij hebben een financiële bijdrage gedaan waardoor het mogelijk was om een digitaal informatiesysteem te bouwen voor de registratie, planning en communicatie met EventMakers.”
Van zeilen tot handboogschieten
Tamminga spreekt van een succes, als het om EventMakers gaat. “We hebben nu in anderhalf jaar tijd een groep van zo’n 2650 vrijwilligers aan ons weten te binden. Dat is geen vaste groep, want je hebt natuurlijk bij nieuwe evenementen weer te maken met een nieuwe groep die zich inschrijft. Wat we wel zien is dat zo’n dertig procent zich opgeeft omdat ze de betreffende sport leuk vinden. En zeventig procent geeft zich meer in algemene zin op omdat ze het leuk vinden om vrijwilligerswerk te doen, zich nuttig te kunnen maken en omdat ze de vibe van zo’n sportevenement als positief ervaren.”
Op EventMakers.nl kunnen mensen zich ook nu voor een reeks van evenementen opgeven. In juni draait het om de finish van de Volvo Ocean Race in Den Haag, in juli om de WK inline- en freestyle skaten in Arnhem en Heerde en om Volley 2018 in negen verschillende steden, in augustus om de Elfsteden Zwemtocht van Maarten van der Weijden, in september om de World Cup zwemmen in Eindhoven en om de Nationale Sportweek in Deventer. “En we weten nu ook al dat we volgend jaar in de zomer meewerken aan het WK handboogschieten in Den Bosch.”
Op de website maken mensen een profiel aan en kunnen ze hun kwaliteiten en voorkeuren aangeven
Vrijwilligersprofiel
Op EventMakers.nl maken mensen een profiel aan en kunnen ze hun kwaliteiten en voorkeuren aangeven. “Zo kunnen ze zich koppelen aan alle evenementen die wij bedienen. Het systeem van EventMakers is echt onze tool, het maakt het allemaal veel makkelijker. Vroeger maakten we de planningen voor de shifts van vrijwilligers in een Excel-sheet, nu is het allemaal geautomatiseerd en het helpt ons in het hele proces. Mensen kunnen zich bijvoorbeeld voor verschillende shifts opgeven.
Je moet je voorstellen dat we bij de EK atletiek te maken hadden met zeventienhonderdvijftig vrijwilligers, dan praat je over zo’n duizend shifts die je moet indelen. Iemand geeft dan zijn of haar voorkeur op, vervolgens is er een kennismakingssessie, kijken we of er een goede match is tussen de kwaliteiten en de functie, we proberen iemand daarin ook te begeleiden. Het systeem bevat een communicatietool waarmee we gewijzigde beschikbaarheid vlak voor een evenement kunnen uitvragen en dat wordt dan automatisch verwerkt in de shiftplanning. Het systeem helpt ook onze vrijwilligers, ze hoeven niet telkens hun gegevens opnieuw in te voeren en kunnen bijvoorbeeld via onze app de shiftplanningen, locaties en openingstijden van de catering gemakkelijk inzien.”
Mitsen en maren
EventMakers, zegt Tamminga, is zich daarbij terdege bewust van de nieuwe privacywetgeving. “Mensen tekenen bij ons een privacyverklaring, wij geven precies aan welke informatie van hen we vasthouden. Dat is op die manier goed ondervangen, we delen ook geen gegevens met derden en we vragen geen dingen die we zelf niet gebruiken.”
“We betalen de vrijwilligers niet, maar we waarderen ze wel. Zo is er een jaarlijks feest en zorgen we altijd voor goede catering en een exclusief kledingpakket”
Vrijwilligers bij EventMakers zetten zich kosteloos in en hoeven niet te rekenen op een vergoeding van de reiskosten. “We communiceren hierover vooraf, altijd open en transparant. We betalen niet, maar we waarderen ze wel. Dat doen we via training en opleiding, door het sociale contact belangrijk te maken. Zo is er een jaarlijks feest, is er bij evenementen altijd een vrijwilligershome, verzorgen we ze wat betreft de catering goed en krijgen ze een exclusief kledingpakket. Als mensen ver moeten reizen, hebben ze natuurlijk de keuze om zich voor dat evenement niet op te geven. Maar je ziet ook wel dat mensen elkaar bij ons leren kennen en onderling wat regelen, als het om het verblijf gaat.”
Niet voor het geld
Maar wat als een evenement winst draait? Met welk gevoel gaan de vrijwilligers dan naar huis? Tamminga: “Dat hebben we nog niet meegemaakt. Onze professionele krachten worden ook rechtstreeks uit het budget van een evenement betaald, daarover kan geen misverstand bestaan. Bij de EK atletiek, dat is misschien het enige voorbeeld dat ik ken, bleef er viereneenhalve ton over. Maar dat was een overschot aan subsidie van de overheid en dat geld is teruggevloeid naar het ministerie van VWS. Dit is geen discussie die bij onze mensen speelt. Zonder vrijwilligers, durf ik te zeggen, is het in Nederland niet mogelijk om grotere sportevenementen te organiseren. Waarbij het zo is: het is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Want mensen moeten wel op ons kunnen rekenen.”
Voor meer informatie: www.eventmakers.nl