Hoe organiseer je een sportevenement? 6 september 2011

Nederland heeft in het kader van het Olympisch Plan 2028 de ambitie om grote sportevenementen naar Nederland te halen. Als je grote ambities hebt, helpt het vaak om wat kleiner te beginnen, bijvoorbeeld op lokaal en/of regionaal niveau. Bovendien bevordert een toename van het aantal relatief kleinschalige sportevenementen het bereiken van andere belangrijke doelstellingen uit het Olympisch Plan: het laten toenemen van de algehele sportparticipatie naar 75% en – last but not least – héél Nederland op Olympisch niveau krijgen.

Als je een sportevenement wilt gaan organiseren, komt er onmiddellijk een groot aantal vragen op je af. Wat wil je ermee bereiken? Hoe pak je het aan? Wie betrek je in je organisatie? Hoe zorg je ervoor dat het slaagt? Om antwoord te geven op dit soort vragen hebben wij een stappenplan ontwikkeld. Wij leggen hier in zes korte stappen uit hoe je van concept tot evaluatie jouw sportevenement organiseert en tot een goed einde brengt.

Stap 1: Formuleer meetbare doelstellingen en bepaal de doelgroepen
Stel je zelf eerst vier cruciale vragen voordat je aan de organisatie van een sportevenement begint:
1. Waarom organiseren wij het evenement?
2. Wat zijn onze doelstellingen?
3. Wat is het beschikbare budget of hoeveel budget is er nodig voor de realisatie van het sportevenement?
4. Zijn er vergunningen nodig voor het sportevenement en zo ja welke?

Wanneer je antwoord hebt gegeven op deze vragen formuleer je meetbare doelstellingen. Daardoor heb je helder waar je naar toe werkt en kun je achteraf meten of de doelstellingen zijn behaald. Voorbeelden van meetbare doelstellingen zijn:
• deelname van een x-aantal sporters of sportteams;
• ontvangen van een x-aantal bezoekers tijdens het evenement;
• realiseren van een x-bedrag aan sponsorinkomsten.

Bepaal vervolgens de doelgroepen die je als gast op je sportevenement wilt hebben. Doelgroepen hebben vaak verschillende belangen. Door de verschillende doelgroepen vooraf goed in kaart te brengen, krijg je helder welke partijen belangrijk voor je zijn en waarom. Voorbeelden van doelgroepen zijn:
• deelnemende sporters/sportteams;
• toeschouwers;
• bedrijven die zorgen voor sponsorinkomsten;
• vrijwilligers/medewerkers die helpen het evenement te organiseren;
• media, zoals (lokale) kranten en omroepen die verslag uitbrengen.

Stap 2: Ontwikkel een concept wat past bij de gewenste uitstraling
Nu de doelstellingen zijn geformuleerd en de doelgroepen zijn bepaald is het zaak om een concept te ontwikkelen. Een uitdagend en creatief proces wat erg belangrijk is bij het slagen van je sportevenement. Kijk daarbij naar wat er al wordt geboden of georganiseerd door andere sportverenigingen. Verplaats je zoveel mogelijk in de doelgroep en achterhaal wat hen behoeften zijn. Verwerk deze informatie en gebruik dit als input voor het ontwikkelen van een concept. Voorbeelden van een goed concept:
• het sluit aan bij het imago van de vereniging of sport;
• het is origineel en wekt interesse op.

Wanneer je concept ‘staat’ ga je bezig met de invulling van je sportevenement. Vanaf hier is het concept je vertrekpunt.

Stap 3: Promoten van je sportevenement
Je wilt natuurlijk dat de doelgroepen die je voor ogen hebt in stap 1 ook daadwerkelijk naar je sportevenement toe komen. Hoe krijg je dat voor elkaar? Door een promotieplan te maken dat voorzien is van budgetten. Belangrijk hierbij is je te verdiepen in de doelgroepen en achterhalen hoe en waar je hen kan bereiken. Het daadwerkelijk promoten van je sportevenement kan bijvoorbeeld via de volgende kanalen.
• eigen website en relevante andere websites;
• direct mailings via e-mail of ouderwets huis-aan-huis;
• social media, een krachtig communicatiemiddel met een sterk viraal effect waardoor een sneeuwbaleffect kan ontstaan;
• free publicity in de lokale krant/overige media.

Deze kanalen kunnen ook ingezet worden om een propositie voor mogelijke sponsors te ontwikkelen. Zorg daarbij wel dat je sponsoren een origineel en onderscheidend sponsorproduct biedt.

Stap 4: Het go/no-go moment
Om grote financiële risico’s te vermijden is het belangrijk om een go/no-go moment in te bouwen. In de go/no-go fase bouw je een escape in, om in geval van nood het sportevenement te kunnen cancelen. Het go-no-go moment hangt af van:
• al dan niet plotseling wegvallen van verwachte sponsorinkomsten;
• onverwachte omstandigheden bij leveranciers;
• tegenvallende kaartverkoop/deelnemersaantallen

Maak vooraf goede afspraken met leveranciers en overige stakeholders. Maak afspraken ‘onder voorbehoud’ tot het go/no-go moment. In geval van nood kun je het sportevenement cancelen en blijft de financiële schade beperkt. Let wel dat het go/no-go moment voor elk sportevenement anders kan zijn en dat ook de factoren voor het go/no-go moment elke keer anders kunnen zijn.

Stap 5: Draaiboek en veiligheid
Na een intensief voorbereidingstraject is het zover. Het sportevenement gaat door en je wilt dat alles probleemloos verloopt. Voor het evenement zelf is het belangrijk dat je een draaiboek hebt gemaakt met daarin een planning. Het draaiboek dient als leidraad en geeft je houvast zodat je weet wat er op welk tijdstip en op welke locatie plaats vindt. Zorg dat alle betrokken partijen een draaiboek hebben zodat ook zij weten wat er van hen verwacht wordt. Punten voor in het draaiboek zijn:
• schema voor opbouw en afbouw van het evenement;
• taakverdelingen;
• planning en wedstrijdschema’s;
• tijdstippen waarop iets plaats vindt.

Zorg dat je voldoende tijd besteedt aan het maken van een draaiboek. Dit geeft je veel rust tijdens het sportevenement zelf. Maak voor het sportevenement ook een apart veiligheidsplan. Vooral als het een relatief groot sportevenement betreft is dit een belangrijk onderdeel. Punten die je opneemt in een veiligheidsplan:
• welke risico’s lopen sporters en toeschouwers?
• wie heeft de leiding in geval van een calamiteit?
• wat is de taakverdeling in geval van een calamiteit?
• hoe gaan we om met de media in geval van een ernstig calamiteit?

Stap 6: Evaluatie en monitoring
Je sportevenement is voorbij en hopelijk kijk je terug op een geslaagd evenement. Het is alleen nog niet helemaal voorbij. Je wilt bezoekers, sporters en sponsoren bedanken voor hun aanwezigheid. Geef hen aandacht en geef hen het gevoel dat zij hebben bijgedragen aan het succes van je sportevenement. Zorg voor foto’s en video’s op de website en in verschillende media. Zorg dat mensen iets hebben om aan terug te denken en zorg op die manier voor een beleving achteraf.

Vooraf heb je ook doelstellingen geformuleerd. Het is nu zaak om te kijken of de doelstellingen zijn behaald. Zijn de sponsoren tevreden? Hebben de deelnemers een unieke ervaring opgedaan als deelnemer van je sportevenement? Mogelijkheden om dat te meten zijn:
• houden van een enquête;
• houden van interviews met de verschillende doelgroepen.

Realiseer dat de impact van een evenement soms pas na verloop van tijd goed zichtbaar wordt in de meetresultaten. Houd er rekening mee dat het verzamelen van informatie uit interviews en enquêtes een tijdrovend proces is. Plan dit zorgvuldig en zorg er voor dat je voldoende mensen hebt die dit kunnen uitvoeren.

Tot slot
Het organiseren van een sportevenement is een tijdrovend proces. Zorg daarom dat je op tijd begint zodat je niet in tijdnood komt en alles goed kunt organiseren. Dit komt de kwaliteit van je sportevenement aanzienlijk ten goede. Bovenstaande stappen geven een overzicht van wat er komt kijken bij het organiseren van een sportevenement. Voor elk sportevenement kan een aparte situatie gelden, waardoor de organisatie van je sportevenement er anders uit kan zien.