door: Ineke Donkervoort
Sport is sterk in beweging.
De beleidsplannen van overheden, NOC*NSF en bonden en andere bij sport betrokken
organisaties staan vol met ambitieuze doelen. Er moeten meer mensen gaan
sporten; vooral uit groepen die dat nu nog niet doen. Sportkader - ook het
vrijwillig kader - moet beter opgeleid. Talent moet kansen krijgen en worden
ontwikkeld. Topsport moet zo ingericht zijn dat Nederland bij de beste tien
landen van de wereld gaat horen. Doping moet tegen worden gegaan en innovatie
moet worden bevorderd. Om dat allemaal te realiseren heb je mensen en
organisaties nodig die daartoe uitgerust zijn. Dat zijn vaak niet langer de
gemeenten, de koepelorganisaties of de traditionele bonden zelf. Op tal van
plaatsen zijn en worden nieuwe organisaties opgericht (bijvoorbeeld de
sportbedrijven bij gemeenten) of traditionele organisaties gereorganiseerd
(bijvoorbeeld de sportbonden).
ID management & advies
Organiseren en zorgen dat
doelen in de sport ook gehaald kunnen worden, is het terrein van ID management
& advies. Dat doet zij al heel lang. De laatste twee jaar is deze
organisatie betrokken geweest bij de oprichting van Dopingautoriteit Nederland
(2006, in opdracht van VWS) en InnoSportNL (2007, in opdracht van NOC*NSF en
TNO). Onlangs is advies uitgebracht aan de Sport in Amsterdam voor het oprichten
van een uitvoeringsorganisatie voor de Sport in die stad.
Zowel
Dopingautoriteit Nederland als InnoSportNL hebben inmiddels hun plaats in de
sport gevonden. Op basis van onder meer de ervaring bij deze twee organisaties
heeft ID management & advies een algemeen draaiboek opgesteld voor het
succesvol oprichten van organisaties in de sport. Een aantal aandachtspunten
volgt hieronder.
Aandachtspunten bij het oprichten van organisaties in de
sport
Meestal is het startpunt van het herpositioneren van een
bestaande organisatie of het oprichten van een nieuwe organisatie in de sport
een alinea in een beleidsnotitie. Bij de oprichting van Dopingautoriteit
Nederland was dat de nota ’Tijd voor Sport’ van het Ministerie van VWS, bij
InnoSportNL de nota ‘Samen voor Sport’, eveneens van VWS. Om vervolgens ook echt
een organisatie op te kunnen richten, moet een aantal zaken eerst duidelijk
worden.
De opdrachtgever
Zeker in de sport zijn er veel mensen die een
beeld hebben bij de op te richten organisatie. Die beelden stemmen vaak niet
direct overeen. Er moet dus tijd met opdrachtgevers geïnvesteerd worden om de
beelden af te stemmen. Extra punt van aandacht zijn de beelden en
besluitvormingslijnen binnen de organisatie van de opdrachtgever. Om het proces
later goed te laten verlopen is het verstandig ook daar snel de neuzen één kant
op te krijgen.
Het doel van de organisatie
Om het oprichtingstraject te kunnen
inrichten en een toegesneden draaiboek te kunnen maken moet er een antwoord
gegeven kunnen worden op de volgende vragen:
· Wat wordt de
kernactiviteit van de organisatie?
· Wat is globaal het budget?
· Wat is het beeld van het aantal mensen bij aanvang?
Vervolgens
kunnen deze onderwerpen later in het traject verder worden uitgewerkt.
Juridische traject
Uiteraard moet bepaald worden welke rechtsvorm
de nieuwe organisatie krijgt. Bij de keuze kunnen de kernactiviteit zelf, de
vraag of er winstoogmerk is en ook de fiscaliteit een rol spelen. Het juridisch
traject kan ook harde voorwaarden stellen aan de doorlooptijd. In geval van een
fusie - zoals bij de Dopingautoriteit het geval was - moeten er jaarrekeningen
zijn (niet ouder dan zes maanden) met een goedkeurende verklaring. Tevens moeten
de fusiestukken een maand gedeponeerd worden voordat de fusie een feit kan
worden. Met deze termijnen moet in een op te stellen specifiek draaiboek
rekening worden gehouden.
Overigens is het niet zinvol eerder conceptstatuten op te stellen dan nadat
er overeenstemming is over tenminste de volgende zaken:
- De
kernactiviteit en het doel van de op te richten organisatie
- De
organen: Directie en of bestuur, Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht,
een eventuele Adviesraad of klantenraad
- De bevoegdheden van de
gekozen organen
Vaak moet daar nog wel even over worden nagedacht. Als al
deze zaken helder zijn kan het draaiboek worden opgesteld.
Draaiboek
Onderwerpen die in ieder geval naast het
bovenstaande met de planning in het draaiboek opgenomen moeten worden zijn:
- Bedrijfsplan of ondernemingplan
Als er al een dergelijk
plan is, is het verstandig een check uit te voeren op actualiteit. Ook is
belangrijk om na te gaan of de vraag rond het zelf doen of uitbesteden van
activiteiten aan de orde is geweest.
- Financiën, te onderscheiden in aanloopfase en vanaf de
start
Denk aan een begroting, maar ook heel belangrijk voor een soepele
start: de Administratieve organisatie, vooral ook rond het kernproces; hoe
worden subsidies of projecten toegekend, hoe worden dopingcontroles uitgevoerd?
- Inrichting organisatie
Organogram, functies,
functiebeschrijvingen, waarderingen, werving/selectie of plaatsen of detacheren
medewerkers
- Creëren van enthousiasme voor nieuwe organisatie bij potentiële
medewerkers
Soms worden mensen in de nieuwe organisatie geplaatst, soms
gedetacheerd, soms geworven. Belangrijk is dat ze zodra dat mogelijk is mee
kunnen denken over de inrichting.
1. Huisvesting
2. Automatisering
3. Inkoop
4. Communicatie,
inclusief huisstijl
5. Besluitvormingstraject; daarbij zowel aandacht
gevend aan opdrachtgevers als hun organisaties.
Belangrijk is dat het draaiboek vervolgens een realistisch tijdstip noemt
waarop de organisatie daadwerkelijk van start kan gaan. Dan kan daar net als in
een gewone sportwedstrijd gericht naar toe gewerkt worden.
Succesfactoren
Zowel Dopingautoriteit Nederland als
InnoSportNL zijn op het vooraf genoemde realistische moment van start gegaan.
Belangrijk was daarbij uiteraard het draaiboek. Maar daarbinnen vooral ook het
goed contact houden met de opdrachtgevers en hun organisaties. Naarmate het
moment van oprichting dichterbij komt moet helder zijn wat er nodig is binnen de
organisaties om op het juiste moment de juiste handtekeningen te kunnen krijgen.
Doorgaans blijkt er toch altijd nog wel een vraag waarop nog een antwoord moet
worden gegeven. Eerdere investeringen in contacten blijken dan ook zeer
belangrijk. Ten slotte zijn er als het aankomt op het tekenen van de juridische
stukken voldoende praktische handen nodig om te organiseren dat handtekeningen
ook gelegaliseerd zijn en alles op het juiste moment terug is bij de notaris en
ook de Kamer van Koophandel-inschrijving op het juiste moment kan plaatsvinden.
Conclusie
Het oprichten van organisaties die de gestelde
doelen in de sport kunnen halen moet een gepland proces zijn. Maar als dat het
geval, is het met goede sturing ook mogelijk die nieuwe organisatie in drie
(InnoSportNL) tot zes maanden (Dopingautoriteit Nederland) van start te laten
gaan. Met voldoende aandacht aan de mensen die de nieuwe organisatie gaan vormen
is het dan ook een vliegende start.
Onder de naam ID management & advies levert Ineke Donkervoort al
vele jaren advies en interim-management in sport, zakelijke dienstverlening,
gezondheidszorg, onderwijs en overheid. Ineke Donkervoort was onder meer zelf
topsporter en coach, bestuurslid van NSF, NOC*NSF en Topsport Amsterdam.
Haar werkzame leven begon bij de directie Sportzaken van VWS. Zij leidde verder
een Academie voor Lichamelijke Opvoeding en zij was directeur van de Koninklijke
Nederlandse Hippische Sportbond. Later heeft zij de fusie begeleid van Necedo en
Doconed tot Dopingautoriteit Nederland en was zij oprichter en directeur a.i.
van InnoSportNL. Voor meer informatie: ineke@idmanagementenadvies.nl
en www.idmanagementadvies.nl