Skip Navigation LinksHome-Achtergronden-De Sport Recordings-Item

‘Gelukkige medewerkers bakken lekkere koekjes’ 17 maart 2015

De Sport Recordings
De-Sport-Recordings175Er is niets mooiers dan in de sport te werken. Een fantastische dynamiek, bij kunnen dragen aan meer sport en gezondheid in Nederland en dichtbij topsport staan. Maar de sportsector zal wel aantrekkelijk moeten blijven voor iedereen die daar werkt of wil gaan werken. Nu én in de toekomst. Samen Presteren, Arbeidsmarktfonds in de Sport, is het fonds dat zich daar mee bezig houdt. Een samenwerking van de werkgevers- en werknemersorganisaties in de sport: de WOS, FNV Sport, CNV Dienstenbond en De Unie.

Tour langs de velden
Vanaf het najaar 2014 organiseert Samen Presteren een tour langs de velden: De Sport Recordings. Om in gesprek te gaan met werkgevers en werknemers in de sport. Om van gedachten te wisselen met elkaar, met experts en prominenten, over alle onderwerpen die gaan over het werken in de sport. Zodat het fonds Samen Presteren met relevante en actuele input haar activiteiten kan optimaliseren. Deze rubriek geeft verslag van deze bijeenkomsten van De Sport Recordings.

door: Leo Aquina

“Gelukkige medewerkers bakken lekkere koekjes.” Het is een sprekend voorbeeld uit de derde bijeenkomst van De Sport Recordings. Het stimuleerde de deelnemers om het thema ‘Slimmer Werken’ serieus aan te pakken. Met De Sport Recordings gaan werknemers en werkgevers in een serie van tien bijeenkomsten over diverse thema’s in gesprek met elkaar en met deskundigen, om zo input te vergaren ter verbetering van de arbeidsvoorwaarden in de sportsector. De Sport Recordings worden georganiseerd in opdracht van ‘Samen Presteren’, het in 2013 opgerichte arbeidsmarktfonds in de sport, een samenwerking van de werkgevers- en werknemersorganisaties in de sport: de WOS, FNV Sport, De Unie en CNV Dienstenbond. Tijdens deze derde sessie staat ‘Slimmer Werken’ centraal. Organisatieadviseurs Monique Berende en Karlien Haak geven voorbeelden uit andere branches.

De derde sessie van De Sport Recordings staat in het teken van het project ‘Werkatelier Slimmer Werken’ waarvoor Samen Presteren een subsidie uit het Europees Sociaal Fonds heeft gekregen. Binnen dit thema wil ‘Samen Presteren’ verkennen hoe werkgever en werknemers in de sport samen meer kunnen bereiken. Daarbij kan de sport leren van instrumenten die in andere sectoren hun nut al hebben bewezen.

XL10SportRecordings-1

Vertrouwen en dialoog
Karlien Haak is projectleider/adviseur sociale innovatie, duurzame inzetbaarheid en slim werken bij A-Advies en heeft veel ervaring met veranderingstrajecten in andere sectoren. Slimmer werken is volgens haar veel meer dan de mogelijkheid bieden om thuis te werken of het creëren van flexibele werkplekken in een open kantoorruimte.

“Het nieuwe werken was een kreet uit een white paper van Bill Gates. Het werd een soort hype. Iedereen wilde thuis werken en overal kwamen kantoortuinen. De nadruk ligt bij dit soort processen vaak veel te veel op ict-processen, terwijl het eigenlijk gaat om onderling vertrouwen en dialoog.” Haak noemt een aantal aandachtspunten:

"Een grotere flexibiliteit brengt een andere werk-privébalans met zich mee"

“Als het gaat om flexibiliteit, moet je goed kijken naar de functies en naar de personen. Wie kan er thuis werken en wie vindt dat prettig? Een grotere flexibiliteit brengt een andere werk-privébalans met zich mee. Hoe ga je op de werkvloer om met die flexibiliteit? Je ziet elkaar niet meer constant, dus hoe houd je contact? Je moet meer resultaatgericht gaan werken. Stel doelen en geef mensen vrijheid, maar zorg ook dat ze niet in het luchtledige terecht komen.”

XL10SportRecordings-2Management opheffen
Monique Berende heeft veel ervaring met veranderingsprocessen in het MKB. Sleutelwoorden daarbij zijn: wendbaarheid, minder protocollen en meer eigenaarschap. Zij geeft in haar presentatie twee voorbeelden van bedrijven die hun werkproces volledig op de schop hebben gegooid. Als eerste noemt zij Effectory, een bedrijf met ongeveer 150 medewerkers dat zich bezighoudt met klanttevredenheidsonderzoek. “Dat bedrijf groeide en kwam op een kruispunt. De automatische stap was een managementlaagje erbij ”, vertelt Berende. “Ze hebben daarvoor na uitgebreid overleg niet gekozen. Ze hebben juist besloten het management op te heffen.”

Berende laat het verschil zien tussen een organisatiestructuur waarbij mensen door begrenzingen worden gedwongen een bepaalde richting uit te gaan en een organisatie waarin de missie de mensen als een magneet dezelfde kant op trekt. In dat laatste geval hebben mensen meer vrijheid, maar ook meer verantwoordelijkheid. Zij zullen zichzelf ook eigenaar voelen van het proces. Hoe mooi het verhaal ook klinkt, makkelijk is zo’n veranderingstraject niet.

“Na anderhalf jaar voorbereiding hebben ze bij Effectory in een keer de knop omgezet en de eerste maanden bleken enorm lastig. Mensen hadden het moeilijk met het verdwijnen van de machtsstructuur en de bijkomende onzekerheid. Er ontstond ook een waarderingsvacuüm. Managers waren degenen die mensen complimenteerden. Het bedrijf is er echter in geslaagd die problemen te ondervangen en uiteindelijk bleken de opbrengsten veel groter dan de kinderziektes. Mensen werken in branchegerichte teams, de klanttevredenheid en de werkbeleving zijn omhoog gegaan. Het bedrijf groeit en er wordt meer winst gemaakt.”

‘Gelukkige medewerkers bakken lekkere koekjes’

Als tweede voorbeeld noemt Berende een koekjesbakkerij met ongeveer dertig medewerkers. Het bedrijf draaide moeizaam en er waren veel klachten onder het personeel. De directeur/eigenaar was gewend om een strakke regie te voeren en alles te controleren. Onder het motto ‘gelukkige medewerkers bakken lekkere koekjes’ besloot hij om het organogram van zijn organisatie volledig om te draaien.

“De ervaring en de expertise ligt op de werkvloer. Dat potentieel benut je veel beter als je de beslissingen in het bedrijf door die mensen laat nemen. Uiteindelijk leidde dat tot een veel lager ziekteverzuim, 25% productiviteitsverbetering, een positievere werkbeleving, een hoge klanttevredenheid en 10% meer winst.”

Veranderingsprocessen richting ‘Slimmer Werken’
Wat kan de sportsector van dergelijke ervaringen leren? Ronald van Tol van de Gelderse Sportfederatie (GSF) vertelt dat zijn organisatie actief bezig is met veranderingsprocessen richting ‘Slimmer Werken’.

“Wij zoeken naar wendbaarheid en willen mensen op verschillende manieren kunnen inzetten om te werken aan duurzame inzetbaarheid. We hebben ongeveer veertig medewerkers en daar hebben we een aantal gezamenlijke sessies mee gehouden. We zijn op zoek gegaan naar loyaliteit. Waarom vinden mensen het zo gaaf om voor ons te werken? We zijn nu een paar maanden met dat traject bezig en er is enorm veel draagvlak binnen de organisatie. We werken met een weekstart waarin we doelen formuleren, zodat ook inzichtelijk wordt wat je doet.”

‘Slimmer Werken’ is veel meer dan iedereen een smartphone geven

Van Tol vertelt dat de GSF bij een verhuizing ook een nieuwe en open werkomgeving heeft gecreëerd met flexibele werkplekken en geen muren meer op kantoor. “Dat helpt allemaal mee, maar ‘Slimmer Werken’ is veel meer dan iedereen een smartphone geven en maar zien wat er gebeurt.”

Het wegvallen van kaders en duidelijke instructies kan voor sommige mensen lastig zijn. Hoe ging de GSF daarmee om? “Wij zijn een jonge club mensen en iedereen is bereid hierin mee te gaan”, aldus Van Tol. “Maar we hebben inderdaad een medewerker gehad die moeite had met het wegvallen van die kaders. Toen hebben wij gezegd: ‘Ga maar meedenken en creëer je eigen kaders.’ Dat werkt goed.”

Zelfstandiger? Meer verantwoordelijkheden
Doordat medewerkers zelfstandiger worden, krijgen zij ook meer verantwoordelijkheden. Er komen meer dingen op hun bord te liggen die voorheen de manager deed. “Ik krijg wel eens te horen dat ze zich een halve manager voelden. Ook dat had tijd nodig. Ik zie nu dat de meeste medewerkers dat soort dingen er automatisch bij doen en dat ze het ook meer als onderdeel van hun werk beschouwen.”

Voor Van Tol als manager levert dat ook voordelen op. “Vroeger was ik veel meer inhoudelijk betrokken. Ik was eigenlijk overal projecteigenaar, maar ik had niet de ruimte om verder te kijken dan een week. Nu kan ik dat wel en de mensen in het veld zeggen: ‘laat mij nou maar lekker mijn ding doen.’”

Zelfsturende teams
De Gelderse Sportfederatie is al ver als het gaat om ‘Slimmer Werken’ en ook bij alle andere aanwezige sportorganisaties wordt over het fenomeen nagedacht. “Ik geloof er wel in”, zegt Hein Veerman, voorzitter van de ondernemingsraad van NOC*NSF. “Dit is wel de lijn waar wij naartoe willen, maar die zelfsturende teams vind ik wel spannend.”

De verschillende sportorganisaties lopen op allerlei niveaus tegen verschillende vraagstukken aan als het gaat om slimmer werken. Financiële perikelen kunnen mooie plannen in de weg zitten. “Wij komen uit een financiële moeilijke situatie na het EK handbal van 2012 (dat vanwege de kosten uiteindelijk niet in Nederland kon worden gehouden), zegt Gerard van Uem van het Nederlands Handbal Verbond.

"We hebben toch mensen nodig die de telefoon opnemen op kantoor"

“Er moesten mensen weg en er was veel onrust in de organisatie. Inmiddels is het weer wat rustiger en kunnen we verder kijken. Maar als je praat over flexibeler werken… We hebben toch mensen nodig die de telefoon opnemen op kantoor. Er zijn natuurlijk allerlei mogelijkheden, maar het kost altijd geld en dat hebben we niet.”

Benen-op-tafel-sessies
Verhuizingen blijken vaak een katalyserende werking te hebben. Net als de Gelderse Sportfederatie veranderde ook de kantoorinrichting bij de Koninklijke Nederlandse Schaatsbond drastisch. “We hebben nu een grote open ruimte”, vertelt Jacqueline Aalderink van de KNSB. “Daardoor hoor je veel meer waarmee anderen bezig zijn. En we hebben nu een kantine, waardoor mensen gezamenlijk eten. Dat is prettig. Mensen hebben ook de mogelijkheid om thuis te werken, maar niemand gaat vier dagen in de week thuiswerken. Dan mis je toch het contact met je collega’s.”

"Als we eindigen met een vragenrondje hoor je nooit iets"

XL10SportRecordings-3Dankzij de open kantoorruimte is de drempel tussen directie en medewerkers bij de schaatsbond lager geworden, maar weg is die drempel nog niet. Aalderink: “We hebben eens in de twee maanden een ‘benen-op-tafel-sessie’ en als we eindigen met een vragenrondje hoor je nooit iets. Terwijl je weet dat er genoeg dingen spelen die op dat moment besproken kunnen worden.”

Ook bij de Atletiekunie worden dergelijke sessies gepland. Daar komt meer op tafel omdat mensen ook wordt gevraagd presentaties te houden over waar ze mee bezig zijn, vertelt Regina van Dijk. NOC*NSF werkt succesvol met ‘daily’s’, korte updates van projecten door medewerkers om de onderlinge betrokkenheid te stimuleren en verbindingen te leggen en daardoor meer kansen te kunnen benutten.

Agenda Werkatelier op 7 april
Als projectleider van het Werkatelier Samen Presteren wil Joke Dekker aan het eind van de sessie graag weten of de aanwezigen nog tips hebben voor de agenda van het Werkatelier op 7 april, waarvoor iedereen in de sportbranche is uitgenodigd (aanmelden via info@samenpresteren.nu). Het vormt daarmee de volgende stap in het proces om de sportorganisaties tools in handen te geven, waarmee zij het Slimmer Werken kunnen optimaliseren. In het werkatelier worden de opbrengsten van deze Sport Recordings verwerkt in bouwstenen, handreikingen en praktijkvoorbeelden – waarmee mensen uit de sportsector zelf aan de slag kunnen.

Vertrouwen is het belangrijkste, blijkt uit de praktijkvoorbeelden en de rondvraag. Daarvoor is vaak een cultuuromslag nodig. Ook is het vinden van de juiste balans tussen enerzijds het inspireren en faciliteren van organisaties en anderzijds de wensen en mogelijkheden per organisatie belangrijk. “En laat geld niet leidend zijn in het proces”, adviseert Ronald van Tol van de GSF. Tot slot blijkt het nuttig om managers te faciliteren in hun veranderende rol, zodra de medewerkers meer eigenaarschap pakken. “Je wordt eigenlijk meer een coach dan een manager”, verwoordt Moniek Berende. Over één ding is iedereen het eens: ‘Gelukkige medewerkers bakken lekkere koekjes.’

« terug

Reacties: 0

Reactie toevoegen

Naam*
E-mailadres*
Reactie*
Stuur mij een e-mail als er een nieuwe reactie wordt geplaatst