Omdat de afhankelijkheid van sponsorinkomsten voor sportverenigingen mede
door teruglopende ledenaantallen steeds groter wordt, is het verstandig het
beheer ervan te professionaliseren. Hoe kunt u de controle behouden over
sponsorinkomsten en tevens inzicht verkrijgen in toekomstige geldstromen uit
sponsoring?
De vereniging die de controle en beheersing van sponsorinkomsten in een
stappenplan heeft vastgelegd, beschikt over een instrument om de continuïteit
van de club beter te waarborgen en voorkomt dat sponsorgelden ‘verdwijnen’ naar
onduidelijke bestemmingen. Bovendien helpen controle en inzicht het bestuur te
voldoen aan de wet- en regelgeving op een voor de vereniging zo gunstig
mogelijke manier. Voor wie het nog scherper wil hebben: controle biedt een
handvat om meer inkomsten te genereren.
Controle op inkomsten
Bij het binnenhalen, registreren en
controleren van sponsorinkomsten zijn in de ideale situatie drie partijen
betrokken: sponsorcommissie (SC), penningmeester (PM) en de kascommissie (KC).
Een duidelijke functiescheiding waarborgt juiste, tijdige en volledige
verantwoording van de opbrengsten. Het proces vanaf het moment waarop een
sponsor wordt binnengehaald tot en met de goedkeuring door de kascommissie is
onder te verdelen in tien stappen (zie de tabel hieronder).
| Actie |
Functie |
Wie |
| 1 Opstellen contract |
Uitvoeren |
SC |
| 2 Afsluiten contract |
Beschikken |
PM |
| 3 Vastleggen contract |
Registreren |
PM |
| 4 Controle vastlegging contract |
Controleren |
SC |
| 5 Facturatie contract |
Uitvoeren |
SC |
| 6 Ontvangst sponsorinkomsten |
Registreren/bewaren |
SC |
| 7 Controle tijdige ontvangst inkomen |
Controleren |
SC |
| 8 Opstellen verantwoording |
Uitvoeren |
SC |
| 9 Controle verantwoording |
Controleren |
PM |
| 10 Controle stap 3 t/m 9 |
Controleren |
KAS |
De sponsorcommissie stelt het contract op (1), de penningmeester ondertekent
het namens de vereniging (2). De penningmeester legt de gegevens vervolgens vast
in de administratie van de vereniging (3) en de sponsorcommissie controleert dit
(4). Gedurende de looptijd van het contract factureert (5) en int (6) de SC de
sponsorgelden. Een aparte sponsorbankrekening (7), beheerd door de SC, vergroot
de mogelijkheid tot controle op tijdigheid en volledigheid van de betalingen. De
penningmeester ondertekent eventuele aanmaningen. Periodiek stelt de SC een
verantwoording op (8): gerealiseerde sponsorinkomsten tegenover de contractuele
verplichtingen van sponsors, de redenen voor eventuele afwijkingen daarin, en de
eigen uitgaven van de SC. De penningmeester controleert de juistheid van deze
verantwoording (9). De kascommissie tenslotte controleert het totale proces (10)
en verleent de penningmeester, bij goedkeuring, tijdens de algemenen
ledenvergadering décharge.
Beheersing van inkomsten
Bij de beheersing van
sponsorinkomsten gaat het, naast de hierboven genoemde inrichting van het
proces, om twee dingen: de te verwachten sponsorinkomsten en het voldoen aan
wet- en regelgeving. Om toekomstige inkomsten in kaart te kunnen brengen is deze
informatie nodig:
• de verwachte inkomsten op basis van de lopende
contracten (dit zijn de inkomsten waarvoor geen extra inspanning geleverd hoeft
te worden);
• de op korte termijn aflopende contracten (met wie moet de
SC besprekingen aangaan voor contractverlening?);
• de prognose van
nieuw af te sluiten contracten (welk beleid moet de SC voeren om
sponsorinkomsten veilig te stellen?);
• de mate van differentiatie van
sponsorinkomsten (om enerzijds ‘open plekken’ in het sponsorbeleid zichtbaar te
maken en anderzijds de risico’s van het wegvallen van één of meer sponsors
helder te krijgen is inzicht in de spreiding noodzakelijk).
Inzicht in toekomstige sponsorinkomsten maakt het mogelijk te anticiperen op
veranderingen. Bovendien heeft het bestuur de mogelijkheid om de afhankelijkheid
van die inkomsten enigszins te beperken. Het is bijvoorbeeld raadzaam het
stabiele deel van de sponsorinkomsten toe te kennen aan basisactiviteiten van de
vereniging en meerinkomsten aan te wenden voor eenmalige projecten.
Bijkomend voordeel van inzicht in toekomstige sponsorgelden is dat het
bestuur kan inschatten in hoeverre wordt voldaan aan wet- en regelgeving. De
vrijstellingsgrens voor BTW op de inkomsten uit sponsorcontracten, entreegelden,
reclameborden en overige reclame-inkomsten is 31.765 euro (na aftrek van de
kosten voor activiteiten van de SC). Bij overschrijding van deze grens moet over
álle sponsorinkomsten BTW worden afgedragen. Sponsors kennen dat probleem niet
omdat de voorheffing kan worden teruggevorderd. Het loont zeer de moeite om
maatregelen te nemen die voorkomen dat de BTW-grens overschreden wordt,
bijvoorbeeld door de inkomsten uit bordreclame onder te brengen in een aparte
stichting.
Maximaal rendement
Inzicht in de inkomsten uit sponsoring
stelt het bestuur in staat om sturend op te treden en er het maximale rendement
voor de vereniging uit te halen. Dat is des te belangrijker nu er een tendens
lijkt te bestaan waarin meer sponsorgeld voor sportverenigingen beschikbaar komt
als gevolg van de verschuiving van reclamegelden van media naar sponsoring.
Gegeven ook het feit dat de ledenaantallen van veel sportclubs teruglopen - en
de afhankelijkheid van sponsorgeld dus toeneemt - is de noodzaak des te
groter.
Heeft u zelf een vraag?
Mailt u uw vraag dan aan goedbezig@nl.ey.com. NB: uitsluitend
kennisvragen worden door Ernst & Young gratis behandeld. Voor complexe
adviesvraagstukken geldt dat doorgaans niet.
Voor meer informatie: Matthijs Heeres, Matthijs.heeres@nl.ey.com
of 06-3006 1946.
Postadres: Sportdesk Ernst & Young, Postbus 488, 3000 AL
Rotterdam