Dröge & van Drimmelen helpt NeVoBo met communicatie 9 september 2014

door: Leo Aquina

“We hadden als bond een meerjarenbeleidsplan met allerlei ambities”, zegt Margriet van Schaik van de NeVoBo. “Maar hoe konden we er nu voor zorgen dat die ambities ook bij de verenigingen onderdeel werden van de dagelijkse gang van zaken?” Bondsdirecteur Joëlle Staps vroeg het aan Sport & Zaken, dat Dröge & van Drimmelen aan de NeVoBo koppelde. De expertise van het adviesbureau sloot goed aan bij de hulpvraag. “Wij vinden het belangrijk om maatschappelijke organisaties, die er zelf vaak geen geld voor hebben, een stapje verder te helpen”, aldus Audrey Keukens. Zij leidde het traject namens Dröge & van Drimmelen.

Audrey Keukens - die met Dröge & van Drimmelen al eerder betrokken was bij adviestrajecten van Sport & Zaken - herkende de problematiek bij de NeVoBo. “Sportbonden hebben het vaak moeilijk als het gaat om communicatie met de verenigingen. Daar maak ik mij zorgen over. De accountmanagers worden allemaal wegbezuinigd maar als je het contact met je leden verliest, heb je als bond geen bestaansrecht meer.”

Vraag achter de vraag
Keukens ging bij de NeVoBo niet in haar eentje aan de slag, ze had Karin Groendijk - toenmalig medewerker van Sport & Zaken - aan haar zijde. Normaal gesproken heeft Sport & Zaken zelf geen rol in het adviestraject, maar in dit geval had Groendijk zelf ook relevante expertise in huis.

“Karin komt uit het communicatievak en zij vond het leuk om bij dit traject ook inhoudelijk te worden betrokken”, aldus Keukens. Het duo begon bij de NeVoBo met het in kaart brengen van de problematiek. “We wilden met de mensen om de tafel die verantwoordelijk waren voor de communicatie. Wat is de vraag en wat is de vraag achter de vraag. De volleybalbond heeft een meerjarenbeleidsplan waarin allerlei ambities zijn geformuleerd op het gebied van topsport, breedtesport en de toegevoegde waarde van de vereniging. Toch lukte het niet om dat bij die verenigingen over het voetlicht te krijgen. Waarom lukte dat niet? Wat voor respons kregen ze wel? Dat wilden we in kaart brengen.”

Richtlijnen
Uit die inventarisatie bleek dat die ambities van de NeVoBo ver weg stonden van de dagelijkse gang van zaken. “De verenigingen hadden hun handen vol aan de organisatie van de competitie, het regelen van scheidsrechters en al dat soort dagelijkse beslommeringen. Veel vrijwilligers bij de verenigingen hebben het gevoel dat zij het veel te druk hebben om zich ook nog eens met die ‘in hun ogen’ abstracte ambities bezig te houden”, zegt Keukens. Wat volgde was een plan waarin de ambities zo werden vormgegeven dat zij ook aansloten bij het dagelijks werk van de verenigingen. Daartoe zetten Keukens en Groendijk elf richtlijnen op papier die zij presenteerden aan de directie en de leidinggevenden van de NeVoBo.

“Die richtlijnen zaten vol met praktische handvatten”, zegt Keukens. “Binnen de bond was iedere medewerker verantwoordelijk voor een van de ambities van de bond. Dat kon gaan over competitiezaken, jeugdcommissies, scheidsrechters, topsport, noem maar op. Al die mensen stuurden hun eigen mailtjes naar de verenigingen. Op die manier kwamen er in één week wel tien verschillende mailtjes van verschillende mensen van de bond bij een vereniging binnen over de ambities van de NeVoBo. Bij de verenigingen ontstaat dan de indruk dat mensen bij de bond niet met elkaar praten en die mailtjes worden op een gegeven moment ook niet meer gelezen.”

Keukens en Groendijk legden de nadruk op het stroomlijnen van de communicatie. “Als je weet dat je een mail gaat sturen aan de verenigingen, kun je dat ook overleggen met je collega’s en zorgen dat je zaken combineert.” NeVoBo-medewerkster Margriet van Schaik noemt een voorbeeld: “Een van onze ambities is het aantrekken van jongens. We zijn als sport erg populair bij meiden en in het noorden van het land zie je zelfs dat er in sommige categorieën geen competities meer kunnen worden gedraaid voor jongens. We kunnen als bond een mailtje over de schutting gooien over onze jongensambitie, maar we kunnen ook een aantal van die clubs bij elkaar roepen om met elkaar om de tafel te gaan zitten. Dan laten we de clubs ook zien wat zij er zelf aan hebben.”

Vervolgstappen
De NeVoBo was direct overtuigd van het nut van de richtlijnen, die Keukens en Groendijk presenteerden. “Alle dingen die zij hebben voorgesteld, hebben we inmiddels gerealiseerd”, aldus Van Schaik. “Zij hebben ons als bond verder geholpen omdat zij in staat waren er met de frisse blik van een buitenstaander naar te kijken. Bovendien waren hun adviezen direct bruikbaar. Je kunt wel komen met een hoogdravend plan, maar het moet direct toepasbaar zijn. Bij alle richtlijnen was direct duidelijk waar ze vandaan kwamen en wat het doel was.”

Het communicatietraject bij de NeVoBo trok de aandacht van andere bonden. “Samen met Audrey hebben we inmiddels een presentatie bij een aantal andere bonden gedaan”, vertelt Van Schaik. Hoewel het adviestraject al is afgerond en de NeVoBo alle adviezen al heeft geïmplementeerd, is de communicatie bij de volleybalbond nog volop in ontwikkeling. “Er staat nu een goede basis en dat biedt mogelijkheden voor vervolgstappen. We gaan dit absoluut doorontwikkelen.”


Voor meer informatie: klik hier