Vier nominaties Sport Advies Award
Vier bedrijven die in 2012/2013 een sportorganisatie adviseerden, zijn genomineerd voor de Sport Advies Award 2013: Capgemini, Marxman Advocaten, Hill+Knowlton Strategies en Kennedy Van der Laan. Sport & Zaken reikt de Award jaarlijks uit aan het bedrijf met het meest impactvolle advies aan een sportorganisatie. Met het doneren van hun kennis leveren de bedrijven een belangrijke maatschappelijke bijdrage. Als matchmaker tussen sport en bedrijfsleven brengt Sport & Zaken deze partijen samen. In vier afleveringen worden de genomineerde adviestrajecten gepresenteerd op Sport Knowhow XL. Deel 2: Capgemini en Gehandicaptensport Nederland.
door: Lennart Bloemhof
Reorganisaties vergen aanpassingen in alle lagen van een organisatie. Toen Gehandicaptensport Nederland in 2012 druk bezig was met het ontvlechten van de organisatie, diende het tijdig een hulpvraag in bij Sport & Zaken om met al die veranderingen in aantocht alvast een efficiënte en moderne ICT-infrastructuur op te zetten. Capgemini assisteerde de stichting vanaf najaar 2012 tot en met voorjaar 2013 bij dat proces.
Bij Gehandicaptensport Nederland stond het adviestraject onder supervisie van toenmalig interim-directeurbestuurder Marcel Sturkenboom, wiens taken begin juni jl. eindigden bij de stichting. “In het kader van de geplande reorganisatie hadden wij vooraf thema’s gedefinieerd waar innovatie moest plaatsvinden. ICT is dan vaak snel een ondergeschoven kindje. Bij ons absoluut niet”, zegt hij over het inschakelen van Capgemini bij het creëren van een betere ICT-omgeving.
Bart van Riel en Jeroen van Dalen behandelden namens Capgemini de hulpvraag van Gehan-dicaptensport Nederland, nadat de leverancier van consulting-, technologie- en outsourcing-services via Sport & Zaken aan de stichting werd verbonden. “Voor Gehandicaptensport Nederland betekende de reorganisatie een mogelijke verhuizing, inkrimping van het personeel en aanpassing en/of migratie van de ICT-voorziening”, legt Van Dalen uit.
Herkenbaar
Vanaf 1 januari 2013 zouden de Stichting Gehandicaptensport Nederland en Vereniging Gehandicaptensport Nederland worden opgesplitst. Verder verhuisden onder meer het Fonds Gehandicaptensport en Sailwise (een aanbieder van watersportvakanties voor gehandicapten) vanuit het hoofdkantoor van Gehandicaptensport Nederland in Bunnik naar respectievelijk Amstelveen en Enkhuizen.
Capgemini heeft ervaring met projecten op het gebied van het samenvoegen of, zoals in het geval van Gehandicaptensport Nederland, ontvlechten van organisaties en systemen. Van Dalen: “De situatie kwam ons bekend voor. Zo hebben we in het verleden een opdracht gedaan voor een verpleeghuis dat zich ging afscheiden van een grotere zorgorganisatie. De nieuwe verpleeghuisorganisatie moest alle ondersteunende diensten zelf gaan opzetten, van Human Resources tot ICT. Verder doen wij vergelijkbare opdrachten op een geheel andere schaal, voor bijvoorbeeld Philips.”
Workshops
De werkzaamheden van Capgemini bij Gehandicaptensport Nederland startten met een reeks interviews en verkennende gesprekken tussen de adviseurs, Sport & Zaken en het managementteam van de stichting. Die gesprekken werden opgevolgd door uitgebreidere interviews met werknemers.
Geijkt op de uitkomsten van die gesprekken en interviews organiseerde het adviesbureau rondom de hulpvraag twee workshops voor alle betrokkenen. “Wat daarbij hielp, was dat we zoveel mogelijk hebben gevisualiseerd voor het personeel in die workshops”, zegt Van Riel. “We maakten foto’s van de spaghetti in de patchkast en probeerden technische plaatjes zo simpel mogelijk te maken.”
Het concreet maken van knelpunten zorgt er volgens de adviseurs voor dat niet-technische medewerkers ook technische oplossingsalternatieven herkennen. “Dat bleek de belangrijkste toegevoegde waarde van deze laagdrempelige visualisatie. Zodoende kregen we samen snel het einddoel in beeld en konden we suggesties doen voor verbeteringen en een gefaseerd tijdspad daar naartoe”, aldus Van Riel.
Tijdens de workshops konden de betrokken medewerkers van Gehandicaptensport Nederland in gezamenlijk overleg de belangrijkste oplossingsalternatieven selecteren en indelen in een tijdspad. “Hierdoor is voldoende draagvlak gecreëerd voor de fasering van oplossingen en het tijdspad”, zegt Van Riel over die werkwijze. Op basis van beschikbaar budget werd aanpak van de urgentste uitdagingen in een stappenplan gespreid over 2013 tot en met 2016.
Eindrapport
Het adviestraject van Capgemini bij Gehandicaptensport Nederland resulteerde in een eindrapport en bijbehorende presentatie, getiteld: ‘ICT voorziening 2.0 Gehandicaptensport Nederland’. In dat rapport zijn zowel de huidige als gewenste situatie bij de stichting beschreven.
Van Dalen: “We hebben naar verschillende aspecten gekeken zoals cultuur, organisatie, infrastructuur, automatisering en beheer”. Essentieel in de aanbevelingen van het adviesbureau zijn volgens de adviesexperts klantgerichte marketing en communicatie, het kunnen inzetten van sociale media en het nieuwe werken, zoals flexwerk en thuiswerk.
Verder heeft het adviestraject - naast het tastbare eindrapport - de denkwijze van medewerkers van Gehandicaptensport Nederland veranderd volgens Van Riel, via de laagdrempelige manier van uitleggen van ICT-knelpunten. “Werknemers kijken nu anders naar ICT-problemen die zij tegenkomen in de dagelijkse praktijk en weten welke stappen vervolgens te ondernemen.”
Gedachteswitch
Marcel Sturkenboom van Gehandicaptensport Nederland legt uit dat de hulp van Capgemini alleen om die gedachteswitch al meer dan welkom was bij de organisatie. “Ze hebben geholpen een stuk bewustzijn te brengen en dat was de kracht van het traject. Wat verwachten bijvoorbeeld klanten en financiers en hoe vertaalt zich dat naar ICT-programma’s? Als dan een adviesbureau aangeeft ‘We zijn nu bij versie 0.1 en we moeten naar versie 2.0’, kun je in stappen gaan denken. Met die ondersteuning hebben we nu een vergezicht op ICT-gebied tot 2016 vastgelegd.”
Sturkenboom vertelt dat de eerste stap naar het einddoel inmiddels al is gezet. “De organisatie is begonnen met het vernieuwen van de systemen voor financiële administratie. Die dateerden letterlijk en figuurlijk uit de vorige eeuw.” Die financiële administratie is het ideale startpunt volgens de interim-directeur, omdat het past in de organisatieontvlechting met onder meer het toewerken naar gesplitste jaarrekeningen. Daarnaast keek het adviesbureau kritisch naar het klantrelatiebeheer-systeem (CRM).
Compatibel
Sturkenboom benadrukt dat Gehandicaptensport Nederland vóór de ontvlechting al uit zelfstandige, juridische, eenheden bestond. “Maar mensen uit verschillende organisaties werkten wel samen in clusters en dat zorgde regelmatig voor moeilijkheden als je veel oude, op zichzelf staande programma’s hebt”, zegt Sturkenboom. “Nu, na het adviestraject, is het de kunst om dat zowel op strategisch als organisatorisch vlak fijn te slijpen met op maat gemaakte ICT-programma’s die op bepaalde thema’s met elkaar compatibel zijn.”
Volgens Sturkenboom heeft Capgemini de stichting op het goede spoor gezet met dat streven. Als voorbeeld noemt hij de inmiddels gelijkgeschakelde websites. “Ik geloof dat we er acht hadden, met allen hun eigen platform en systeem. Capgemini heeft alles onderling bereikbaar en flexibel gemaakt via onder meer clouds en interactiviteit, dat goed toegankelijk is voor thuiswerkers.
Sturkenboom was blij met de adviezen van Capgemini. “Het was een kort, strategisch, traject om de mindset van ons te beïnvloeden en een vergezicht neer te zetten. Dat is geslaagd, en op een zeer prettige manier.”
Voor meer informatie: www.nl.capgemini.com en www.gehandicaptensport.nl
Stem mee
Een onafhankelijke jury - een mix van sport en bedrijfsleven - beoordeelt de vier genomineerden en wijst twee finalisten aan. Vanaf 26 augustus heeft het publiek de kans om te stemmen op één van de twee finalisten. De winnaar wordt op 19 september bekend gemaakt tijdens het Sportontbijt van Sport & Zaken.
Leestip• Zie
hier voor deel 1 in deze serie: Hill+Knowlton Strategies en de KNWU